Online-Rezeption

Zur Verwendung der Online-Rezeption wird zwingend die Praxisverwaltungssoftware tomedo® benötigt.

Zusätzliche Voraussetzung für die Nutzung ist die Buchung unseres Online-Terminkalenders und/oder der Videosprechstunde. Ist mindestens eines dieser Module bei Ihnen aktiv, wird der Reiter „Online-Rezeption“ in Ihrem arzt-direkt Dashboard automatisch für Sie freigeschaltet.

Die arzt-direkt® Online-Rezeption ist die digitale Schnittstelle, um unstrukturierte Anfragen durch Ihre Patienten zu kanalisieren. Dazu wird auf Ihrer Praxis-Website die Möglichkeit geschaffen, dass Patienten rund um die Uhr mit Hilfe unseres Widgets sicher Anfragen stellen können. Dazu gehören Routine-Anliegen wie Rezeptanfragen, Überweisungen, Krankschreibungen oder allgemeine Rückfragen, welche direkt digital empfangen und in Ihren tomedo®-Workflow integriert werden können.

Dafür benötigen Sie zunächst eine Instanz von arzt-direkt®. Sollten Sie noch keine besitzen, können Sie über diesen Link einen Einrichtungstermin bei unserem Support buchen.

Nun können Sie die Online-Rezeption aktivieren und einrichten. Das Kapitel zur Einrichtung und Konfiguration führt Sie schrittweise durch die dafür notwendigen Prozesse.

Verfügbare Features

Die Online-Rezeption bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, um den Praxisalltag und die Patientenkommunikation effizienter zu gestalten. Dafür stehen verschiedene Komponenten zur Verfügung, die nachfolgend genauer erläutert werden.

Vordefinierte Standardformulare

Um Ihnen die Einrichtung zu erleichtern, stellt die Online-Rezeption vorgefertigte Standardformulare für die häufigsten Patientenanliegen zur Verfügung. Zu diesen Standardformularen gehören aktuell:

• Rezeptbestellung
• Überweisung
• Krankschreibung

Jedes dieser Standardformulare lässt sich in den Einstellungen der jeweiligen Komponente individuell an die Abläufe Ihrer Praxis anpassen:

• Versicherungsarten: Sie können für jedes Formular separat festlegen, ob es für gesetzlich Versicherte (GKV), privat Versicherte (PKV), Selbstzahler (SZ), Hausarztzentrierte (HZV) und/oder Berufsgenossenschaftsfällen (BG)  zur Verfügung stehen soll 1. So lässt sich beispielsweise die Rezeptbestellung gezielt auf GKV- und PKV-Patienten beschränken.

• Patientenstatus (Bestands- vs. Neupatient): Sie können definieren, ob ein Service für alle Patienten oder ausschließlich für Bestandspatienten nutzbar ist 2.

• Weiterleitung zum Online-Terminkalender (OTK): Wenn ein Formular nur für Bestandspatienten freigegeben ist, erhält ein Neupatient beim Anklicken einen entsprechenden Hinweis. Um den Patienten an dieser Stelle im Prozess zu halten, lässt sich optional eine automatische Weiterleitung zum OTK aktivieren 3. Der Patient wird dann automatisch in die reguläre Buchungsstrecke des Online-Terminkalenders übergeleitet. Dort erhält er die Möglichkeit, stattdessen einen regulären Termin (z. B. für eine Erstvorstellung) in der Praxis zu buchen.

Individuelle Komponenten und Formulare

Neben den vorgefertigten Standardformularen bietet die Online-Rezeption die Möglichkeit, das Widget durch eigene Komponenten zu erweitern und individuell zu konfigurieren. Dies erfolgt durch Klick auf den Button „Neue Komponente hinzufügen“. Folgende Komponententypen stehen dabei zur Auswahl:

Online-Terminkalender (OTK): Der OTK kann je nach Bedarf in Form der vollständigen Buchungsstrecke mit allen von Ihnen freigegebenen Terminen oder mit Hilfe von Direktlinks zur Verfügung gestellt werden. Somit können Sie für alle Patienten gezielte Terminangebote über das Widget bereit stellen.

Videosprechstunde: Wenn Sie Videosprechstunden anbieten möchten, haben Sie die Auswahl zwischen der offenen und der Terminsprechstunde. Bei der offenen Sprechstunde ist das Online-Wartezimmer jeder Zeit für alle Patienten erreichbar. Bei der Terminsprechstunde hingegen, ist das Online-Wartezimmer nur dann erreichbar wenn mindestens ein Arzt für die vom Patienten gewählte Versicherungsart eine Online-Verfügbarkeit mit Status „Verfügbar“ hat. Weitere Informationen zur Verfügbarkeit erhalten Sie im Handbuch der Videosprechstunde.

Eigene Patientenformulare: Neben den drei mitgelieferten Standardformularen (Rezept, Überweisung, Krankschreibung) haben Sie die Möglichkeit, völlig individuelle Abfragen zu erstellen. Dazu benötigen Sie das Modul der Patientenformulare das unser Support für Sie freischalten kann. Anschließend können Sie mit dem Patientenformular-Editor eigene Formulare erstellen und über das Widget verfügbar machen

Live-Vorschau und Echtzeit-Anpassung

Ein wesentlicher Vorteil der Konfigurationsoberfläche ist die integrierte Live-Vorschau. Alle Änderungen, die Sie in den Einstellungen vornehmen – ob Texte, Farben oder neue Komponenten – werden sofort in der rechts dargestellten Ansicht der Online-Rezeption übernommen.

Dies gibt Ihnen ein direktes Gespür für das Nutzererlebnis Ihrer Patienten, noch bevor die Änderungen auf Ihrer Website aktiv geschaltet werden.

Einrichtung und Konfiguration

Die Ersteinrichtung der Online-Rezeption haben wir für Sie im beigefügten Dokument zusammengefasst.

Einbindung des Widgets auf Ihrer Website

Damit Ihre Patienten die Online-Rezeption nutzen können, muss diese auf Ihrer Praxis-Website eingebunden werden. Analog zu unseren anderen Modulen zum Einbetten (z.B. der Online-Terminbuchung) erfolgt dies über ein einfaches Code-Snippet.

Wechseln Sie in den Bereich „Einbettung“ der Einstellungen zur Online-Rezeption und kopieren Sie den unter „Code für Einbettung“ bereitgestellten HTML-Code. Fügen Sie diesen Code an der gewünschten Stelle in den Quellcode Ihrer Website ein (wir empfehlen die Einbindung auf der Startseite oder der Kontakt-Seite).

Zusätzlich müssen die URLs aller Websiten angegeben werden auf denen die Online-Rezeption eingebunden wird. Sonst wird die Kommunikation mit den Patienten fehlschlagen.

Konfiguration des Widget

Das Widget kann mittels API nahtlos in das Corporate Design Ihrer Praxis-Website eingebunden werden. 

In den Einstellungen der arzt-direkt® Verwaltungsoberfläche können Sie das Widget konfigurieren. Hier legen Sie unter anderem fest, welche Anfragetypen Ihren Patienten zur Auswahl stehen sollen, welche Pflichtfelder auszufüllen sind und in welchen Farben das Widget auf Ihrer Homepage erscheinen soll.

Ablauf und Kommunikation mit den Patienten

Die Online-Rezeption zeichnet sich durch einen unkomplizierten und direkten Ablauf für beide Seiten aus:

1. Patientenanfrage: Der Patient klickt auf das Widget auf Ihrer Website, wählt sein Anliegen aus (z.B. „Rezept anfordern“) und füllt die von Ihnen vorgegebenen Formularfelder aus. Anschließend muss ein achtstelliges Passwort vergeben werden mit dem der Patient später die Nachrichten der Praxis abrufen kann.
2. Eingang in tomedo: Die Anfrage wird umgehend sicher übermittelt und erscheint als Nachricht in der tomedo® Inbox im Bereich „Drittanbieter“.
3. Bearbeitung: Ihr Praxisteam sichtet das Anliegen und kann es direkt aus dem System heraus bearbeiten (z.B. das E-Rezept signieren und vorbereiten). Jede Anfrage wird automatisch versucht dem richtigen Patient zuzuordnen. Sie können aber jederzeit die Zuordnung manuell anpassen.
   • Über die Chat-Funktion können Sie den Patienten Nachrichten oder Dokumente sicher zukommen lassen.
   • Mit Rechtsklick auf einen Nachrichtentyp, wie z.B. Überweisung, öffnet sich das Kontextmenü. Von hier können Sie den Status einer Anfrage zwischen „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ ändern sowie dem Nachrichtentyp bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen zuordnen.
   • Jeder Nutzer kann über das Filtersymbol neben der Suchleiste nach den Ihm zugewiesenen oder nicht zugewiesenen Nachrichten filtern um so den Überblick zu behalten.
4. Rückmeldung: Nach der Bearbeitung erhält der Patient direkt über Ihre arzt-direkt®-Instanz eine Rückmeldung in Form einer Push-Benachrichtigung, SMS oder E-Mail von Ihnen.