Einstellungen Videosprechstunde

Übersicht

Navigieren Sie über das linke Menü zu Einstellungen → Videosprechstunde → Allgemein, um die allgemeinen Einstellungen für die Videosprechstunde aufzurufen. Die Einstellungen unterteilen sich in mehrere Punkte, die auf dieser Seite beschrieben werden.

Zugang für Patienten

Hier legen Sie fest, welche Videosprechstunden Ihre Praxis anbietet und wie Patienten in den Warteraum kommen.

Angebotene Videosprechstunden

Geben Sie an, welche Art von Videosprechstunde Ihre Praxis anbietet:

• Ohne Termin: Patienten kommen ohne Termin in die offene Videosprechstunde und warten im Warteraum, bis ein Arzt sie aufruft.
• Mit Termin: Sie führen Videosprechstunden zu Terminen durch, die vorher vereinbart wurden.

Sie müssen mindestens eine der beiden Optionen auswählen.

Zugang zum Warteraum, wenn kein Arzt online ist

Hier legen Sie fest, ob Patienten auch dann in den Warteraum dürfen, wenn kein Arzt online ist.

• Eintritt erst erlauben, wenn ein Arzt online ist (Warteraum Schließen): 
  Patienten können eine Videosprechstunde nur starten, wenn ein passender Arzt online ist. Passend heißt: Der Arzt ist für die Versicherungsart des Formulars freigeschaltet. Ist kein passender Arzt online, sehen Patienten statt der Formulare einen Hinweis. Sobald ein passender Arzt online geht, werden die Formulare wieder angezeigt.
• Eintritt erlauben → Patienten können bereits warten (Warteraum Offenhalten): 
  Patienten können jederzeit in den Warteraum, auch wenn noch kein Arzt online ist. Diese Option ist sinnvoll, wenn sich Patienten schon vor Beginn der Sprechstunde anmelden sollen. Dies kann jedoch bei langen Wartezeiten zu Unzufriedenheit führen, wenn die Patienten vorher nicht informiert wurden.

Beispiele

Beispiel 1: Zur Zeit ist kein Arzt online.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Patienten können keine Formulare aufrufen und auch den Warteraum nicht betreten.

Beispiel 2: Zur Zeit ist lediglich ein Privatarzt online, jedoch kein Kassenarzt.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Formulare für Kassenpatienten tauchen nun in der Formular-Auswahl nicht mehr auf. Stattdessen wird ein Hinweis angezeigt. Formulare für Privatpatienten bleiben erreichbar. Patienten, die zur Zeit bereits ein Kassenformular ausfüllen, bekommen eine Warnung und können den Warteraum nicht mehr betreten.

Beispiel 3: Zur Zeit ist ein Kassenarzt online.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Da Kassenärzte sowohl Kassen- als auch Privatpatienten versorgen, sind alle aktiven Formulare verfügbar und Patienten können den Warteraum betreten.

Bemerkungen

• Beachten Sie, dass ein Arzt auch aufgrund entsprechender geplanter Verfügbarkeiten als online gelten kann (siehe Geplante Verfügbarkeiten definieren).
• Wenn lediglich ein Privatarzt online ist, ist ein Formular, welches sowohl für Privatpatienten als auch für Kassenpatienten verfügbar ist, weiterhin aufrufbar. Beim Ausfüllen des Formulars wird einem Kassenpatienten jedoch ein Warnhinweis angezeigt und ihm der Zutritt zum Warteraum verwehrt.

Formularauswahl nach Versicherungsart

Hier legen Sie fest, wie Patienten auf Ihrer Startseite ein Formular auswählen. (siehe Formulare)

• Alle Formulare anzeigen: 
  Patienten sehen sofort alle öffentlichen Formulare in einer Liste.
• Patienten wählen zuerst ihre Versicherungsart: 
  Patienten wählen zuerst, ob sie gesetzlich versichert, privat versichert oder Selbstzahler sind. Danach sehen sie nur die Formulare für diese Versicherungsart. Bei kostenpflichtigen Formularen steht auch der Preis dabei. Wählen Sie diese Option, wenn Ihre Formulare oder Preise von der Versicherungsart abhängen.

Wann Sie diese Option aktiveren (bzw. aktiviert lassen) sollten

• Sie bieten unterschiedliche Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an.
• Sie wollen Patienten direkt auf der Startseite konkrete Sprechstundenpreise oder Preis-Informationen (z.B. „Abrechnung nach GOÄ“ oder „Keine Zuzahlung“ für GKV-Patienten) anzeigen.
• Sie bieten ausschließlich Sprechstunden für PKV-Patienten an und wollen GKV-Patienten direkt auf der Startseite anzeigen, dass Sie für diese entweder gar keine Sprechstunden anbieten oder diese entsprechend als Selbstzahlerleistung bezahlt werden müssen.

Wann Sie diese Option deaktivieren sollten

• Sie bieten exakt die gleichen Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an und wollen ersteren auf der Startseite keine Preisinformationen anzeigen.
• In Ihrem Land (insbesondere Schweiz oder Österreich) ist die deutsche Unterscheidung zwischen privat und gesetzlich Versicherten nicht anwendbar. Deaktivieren Sie in diesem Falle bitte zudem die Erfassung von Versichertendaten (siehe Abschnitt „Personendaten“ unter Formulare).

Ärzte und Zusammenarbeit

Hier legen Sie fest, wie Ihre Ärzte Sprechzeiten angeben, wo Konsilanfragen erscheinen und wer die Praxisinformationen pflegt.

Wöchentliche Sprechzeiten

Ärzten erlauben, feste Sprechzeiten einzutragen: Ist diese Option eingeschaltet, kann jeder Arzt für jeden Wochentag Zeiten eintragen, zu denen er in der Regel Videosprechstunden anbietet (siehe „Geplante Verfügbarkeit definieren“). Patienten sehen diese Zeiten auf Ihrer Startseite. Wenn ein Arzt an einem Tag als abwesend eingetragen ist, wird das in der Übersicht berücksichtigt.

Wenn diese Option eingeschaltet ist, gibt es drei weitere Einstellungen:

• Ärzte zu ihren eingetragenen Zeiten automatisch als online anzeigen:
  Zu Beginn seiner Sprechzeit wird der Arzt automatisch auf „online“ gestellt. Er muss sich dafür nicht selbst online schalten. Dafür muss der Arzt im Dashboard angemeldet sein. An Tagen, an denen er als abwesend eingetragen ist, wird er nicht online gestellt.
  Tipp: Diese Einstellung passt gut zu „Eintritt erst erlauben, wenn ein Arzt online ist“ (Tab „Zugang für Patienten“). Dann können Patienten in den Warteraum, sobald die Sprechzeit beginnt.
• Sprechzeiten von Kassen- und Privatärzten gemeinsam anzeigen: 
  Patienten sehen die Sprechzeiten aller Ärzte in einer einzigen Übersicht ohne Zuordnung zum Versicherungstyp.

• Ist die Option ausgeschaltet, gibt es zwei getrennte Übersichten: eine für Kassenärzte und eine für Privatärzte. So sehen gesetzlich und privat versicherte Patienten, wann ein passender Arzt verfügbar ist.

• Diese Anzeigeoption zu deaktivieren, macht lediglich für reine Privatpraxen oder Praxen mit Kassen- und Privatärzten Sinn. Für Privatpraxen ist dies besonders relevant, um zu signalisieren, dass GKV-Patienten bei ihnen nicht behandelt werden.

• Patienten auch die Sprechzeiten einzelner Ärzte anzeigen: 
  Patienten sehen nicht nur die Zeiten der ganzen Praxis, sondern können auch einen einzelnen Arzt auswählen und seine Sprechzeiten sehen. Die Zeiten stehen auch bei dem Arzt im Bereich „Team“ auf Ihrer Startseite.

Konsilanfragen von Ärzten

Ärzte anderer Praxen können über das Facharztportal ein Konsil anfragen. Hier legen Sie fest, wo diese Anfragen in Ihrem Dashboard erscheinen:

• Mit wartenden Patienten: 
  Konsilanfragen stehen in der Warteliste zusammen mit den wartenden Patienten. Die Zahl am Menüpunkt „Warteliste“ zählt beides zusammen.
• Eigener Menüpunkt: 
  Konsilanfragen haben einen eigenen Menüpunkt mit eigener Warteliste und eigener Zahl. So bleiben Patienten und Konsile getrennt.

Praxisinformationen

Praxisinformationen sind der Praxisname, die BSNR/NBSNR und die Kontaktdaten.

• Gemeinsame Praxisinformationen verwenden: 
  Für alle Ärzte gelten die Praxisinformationen der Instanz, also die Angaben unter „Instanzdetails“. Ärzte können diese Angaben in ihrem Profil nur ansehen, aber nicht verändern. Diese Option ist für Praxen gedacht, in denen alle Ärzte unter derselben Adresse und Betriebsstätte arbeiten.
• Jeder Arzt pflegt eigene Praxisinformationen: 
  Jeder Arzt trägt seine Praxisinformationen in seinem Profil selbst ein. Diese Option ist für Praxisgemeinschaften oder Ärzte an verschiedenen Standorten gedacht.

Achtung: Wenn Sie von „Jeder Arzt pflegt eigene Praxisinformationen“ zu „Gemeinsame Praxisinformationen verwenden“ wechseln, werden beim Speichern alle Praxisinformationen gelöscht, die Ärzte selbst eingetragen haben. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.

Zusatzfunktionen

Hier schalten Sie Funktionen ein, die über die normale Videosprechstunde hinausgehen.

Atteste

Atteste verwalten und als versendet markieren: Mit dieser Option können Ärzte Atteste in arzt-direkt nachverfolgen.

• Nach einer abgeschlossenen Videosprechstunde kann der Arzt in der Dokumentation angeben, ob ein Attest (zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ausgestellt wurde und wie lange es gilt.
• Im Dashboard gibt es dann den Menüpunkt Atteste. Dort sehen Sie alle Atteste, getrennt nach ausstehend und versendet. Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viele Atteste noch nicht versendet sind.
• Wenn Sie ein Attest als versendet markieren, bekommt der Patient automatisch eine E-Mail, dass sein Attest verschickt wurde.
• In der Sitzungshistorie können Sie Sitzungen nach Attest filtern („ausstehend“, „versendet“, „kein Attest“). Die Angaben zum Attest stehen auch im PDF-Export der Sitzung.

Hinweis: Das Attest selbst stellen Sie weiter wie gewohnt aus, zum Beispiel in Ihrem Praxisverwaltungssystem. arzt-direkt® hilft Ihnen nur dabei, den Überblick zu behalten, welche Atteste schon verschickt wurden.

Facharztportal

Ärzten die Sichtbarkeit im Facharztportal erlauben: Über das Facharztportal können andere Ärzte Ihre Ärzte für ein Konsil finden und anfragen. Ist diese Option eingeschaltet:

• Jeder Arzt entscheidet selbst, ob und wann er im Facharztportal zu finden ist. Dafür existiert im Dashboard ein eigener Online-Status für das Facharztportal. Dieser Status kann auch zusammen mit dem Status für Ihre Patienten verwendet werden.
• Konsilanfragen erscheinen im Dashboard. Wo genau, legen Sie im Tab „Ärzte und Zusammenarbeit“ unter Konsilanfragen von Ärzten fest.

Ist diese Option ausgeschaltet, ist keiner Ihrer Ärzte im Facharztportal zu finden. Ärzte sehen dann nur den Online-Schalter für Patienten, und der Menüpunkt für Konsilanfragen fehlt.

E-Mail-Server

An diesem Punkt können Sie Ihren E-Mail-Ausgangsserver einstellen. Die Konfiguration dieses Mail-Servers ist optional. Wenn Sie keine Einstellungen vornehmen werden alle E-Mails an Ihre Patienten über den von uns bereitgestellten Dienst versendet. Möchten Sie stattdessen, dass die E-Mails durch Ihr eigenes E-Mail-Konto versendet werden, tragen Sie an dieser Stelle die dafür notwendigen Daten ein. Bei den versendeten E-Mails handelt es sich um zwei verschiedene Arten:

• Benachrichtigung bei Beitritt in den Warteraum mit einem Link, um gegebenenfalls erneut beizutreten, falls der Browser aus Versehen geschlossen wurde
• Abschlussbestätigung nach Behandlung mit einer Zusammenfassung relevanter Sitzungsdaten

Sollte es sich bei Ihrem E-Mail-Host um einen bekannten Anbieter (z.B. Gmail, 1und1, etc.) handeln, dann können Sie die Serverdaten aus einer Liste vordefinierter Anbieter 1 auswählen und anschließend lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben.

Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen den von uns bereitgestellten Dienst zu nutzen. Andernfalls können wir keinen reibungslosen Versand sicherstellen.

Falls Ihr Host nicht in der Standardliste enthalten ist oder Sie einen eigenen Mail-Server nutzen (z.B. arzt@praxis-meier.de), dann erhalten Sie die nötigen Zugangs- und Serverdaten entweder aus Ihrem lokalen Mail-Programm (z.B. Apple Mail), von Ihrem Web-Provider oder Ihrem Praxis-Administrator. Patienten sehen beim Empfang lediglich den im Feld „Absender E-Mail-Adresse“ eingetragenen Wert. Drücken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Verbindung testen“, um die Einstellungen zu hinterlegen und eine Test-E-Mail an die eingetragene Empfänger-Adresse zu versenden. Haben Sie eine grüne Bestätigung erhalten 2, dann überprüfen Sie dort den Posteingang des Test-Empfängers. Ist dort eine Bestätigung der E-Mail-Servereinstellungen angekommen, ist der E-Mail-Server erfolgreich konfiguriert.

Hinweise zum Ausschluss häufiger Fehler

• Sind Sie bei dem Feld „Port“ unsicher oder erleben unerwartete Fehler, obwohl Sie den vermeintlich korrekten Port eingetragen haben? Probieren Sie jeden der folgenden Ports einmal aus, da es in 99% der Fälle einer dieser ist: 465, 587, 25.
• Bei einigen Anbietern (z.B. Gmail oder T-Online) ist es zusätzlich notwendig, dass Sie sich im jeweiligen Web-Interface anmelden und in den Einstellungen „Versand über SMTP“ aktivieren.
• War der Versand der Test-Mail erfolgreich, Sie haben jedoch keine E-Mail erhalten, so warten Sie einige Minuten und überprüfen Sie zudem Ihren Spam-Ordner.
• Überprüfen Sie, ob das eingegebene Passwort korrekt ist, indem Sie rechts im Passwort-Feld auf die Augen-Schaltfläche (durchgestrichen) klicken, um sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen.
• Sollte es sich bei Ihrem Benutzernamen nicht um eine E-Mail-Adresse handeln, so stellen Sie sicher, dass Sie die zugehörige E-Mail-Adresse im Feld „Absender E-Mail-Adresse“ eintragen.

tomedo® Kopplung

Hinweis: Diese Einstellung ist optional und nur für Nutzer unserer Arzt-Praxissoftware tomedo® relevant.

Die Kopplung wird derzeit noch von einem zollsoft Techniker durchgeführt. Wir arbeiten jedoch an einer einfacheren Bedienbarkeit, damit Sie die Kopplung mit wenigen Klicks selbst durchführen können.

Tipp: Sie können trotzdem bereits eine Test-Behandlung durchführen, auch ohne die tomedo® Anbindung, wenn Sie diese über den Browser ausprobieren.

Warten Sie noch auf die Vereinbarung eines Termins durch uns? Geben Sie einfach kurz unserem Support Bescheid.