Formulare

Formulare (bzw. Patientenformulare) sind die Einstiegsmöglichkeit für Patienten in Ihre Videosprechstunde. Sie sind sehr flexibel konfigurierbar, können als Anliegen fungieren (z.B. Hautbeschwerden), verschiedene Anamnese- sowie Personendaten-Formulare beinhalten und bei Bedarf nur für spezielle Versicherungsarten (z.B. Privatpatienten) zugänglich sein.

Hinweis: Standardmäßig hat jede Instanz ein einziges Praxisformular mit dem Namen „Videosprechstunde“ definiert, um den Einstieg ins System zu erleichtern. Dieses Formular kann je nach Bedarf editiert, ersetzt oder beibehalten werden.

Formulare für den Onlinekalender

Diese Formulare können aktuell nur für die Verwendung der Videosprechstunde genutzt werden, nicht in Bezug auf den Onlinekalender von arzt-direkt. Für die Verwendung von Formularen, die der Patient vor dem Termin ausfüllen sollte, verwenden Sie bitte bei der Onlinekalender-Konfiguration die Einstellung pro Terminart über den Dateiupload. Die Einstellung finden Sie über Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten. Wählen Sie dort die gewünschte Terminart aus und navigieren Sie zu dem Reiter „E-Mail-Inhalte“.

Formular-Übersicht

Rufen Sie, eingeloggt als Instanz-/Praxis-Verwalter, den Menüpunkt „Formulare“ auf, um eine Übersicht aller angelegten Formulare zu erhalten. Diese Liste ist in mehrere Bereiche bzw. den Status der jeweiligen Patientenformulare unterteilt.

Status: „Öffentlich“

Auf öffentliche Patientenformulare können Patienten über Ihre Praxis-Startseite (app.arzt-direkt-de/<Praxis-Kennung>) zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen. Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Status: „Unsichtbar“

Auf unsichtbare Patientenformulare können Patienten nur über einen Direktlink zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen.

Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Der Direktlink des Formulars kann aufgerufen werden, indem Sie die Link-Schaltfläche (Pfeil nach rechts oben) neben dem entsprechenden Formular folgen. Dieser hat folgendes Format: app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/patient/<Formular-Kennung>.

Status: „Deaktiviert“

Auf deaktivierte Patientenformulare kann aus Patientensicht nicht zugegriffen werden. Diese sind lediglich für Sie nützlich, um erstellte Formulare kurzzeitig abzuschalten oder zu archivieren, ohne sie zu löschen.

Formular-Einstellungen

Indem Sie auf ein bestehendes Formular klicken, kann dieses editiert werden. Um ein neues Formular anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Formular“ unterhalb der Listen. In beiden Fällen öffnen sich daraufhin die Formular-Einstellungen.

Im Folgenden werden die einzelnen Abschnitte der Einstellungen und deren verschiedene Optionen genauer erklärt. Wurde ein Formular ordnungsgemäß konfiguriert, können die Einstellungen zu jeder Zeit mit der Schaltfläche „Speichern“ gespeichert und mit der Schaltfläche „Vorschau“ (rechts unten, erscheint, sobald das Formular mindestens einmal abgespeichert wurde) angezeigt werden.

Hinweis: Nach dem Speichern muss die Vorschau gegebenenfalls aktualisiert werden.

Bereich: „Allgemein“

Als Erstes legen Sie in diesem Bereich fest, welche Art von Personendaten-Formular und Anamnese-Formular dem Patienten bei diesem Formular angezeigt werden sollen.

Mit der Einstellung des Personendaten-Formulars legen Sie gleichzeitig fest, ob sich nur Bestandspatienten, nur Neupatienten oder beide Arten von Patienten über dieses Formular einwählen dürfen. Letzteres (also „Neu- und Bestandspatienten“) hat zur Folge, dass Patienten im Schritt „Personendaten“ gefragt werden, ob Sie die Praxis schon einmal besucht haben. Nur, wenn sie „Nein“ auswählen, müssen sie Ihre Versicherungsdaten (Kassen- und Versichertennummer) angeben. Zusätzlich existiert ein Minimal-Formular „Nur Bestandspatienten (Minimal)“, mit welchem Patienten schnellstmöglich in Ihre Videosprechstunde gelangen, da sie nur Name, Geburtsdatum und Versicherungsstatus angeben müssen. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. ein verstecktes Formular nur für Kontrollbesuche erstellen.

Mit der optionalen Einstellung „Anamnese-Formular“ können Sie festlegen, ob Patienten vorab einen zusätzlichen Beschwerdebogen ausfüllen sollen. Es gibt vorgefertigte Formulartypen für verschiedene Fachrichtungen (z.B. „Hautbeschwerden“), welche Sie ausprobieren können. Sie können alternativ aber auch ein eigenes, benutzerdefiniertes Formular erstellen, indem Sie den Typ „Benutzerdefiniert“ auswählen und im Bereich „Anamnese“ eigene Textfelder (z.B. „Was sind Ihre Beschwerden?“) hinzufügen.

Mehr über benutzerdefinierte Anamnese-Formulare

• Leider können zurzeit lediglich Textfelder als Abfragen hinzugefügt werden und es kann kein bestehendes Anamnese-Formular erweitert werden. Wir arbeiten daran, beides möglich zu machen.
• Benutzerdefinierte Formulare können nicht aus tomedo® (Custom-Formulare) übernommen werden und hängen auch sonst nicht mit diesen zusammen.

Die Felder „Titel“ und „Beschreibung“ werden dem Patienten auf Ihrer Patienten-Startseite in der Auswahlliste dargestellt.

Empfehlung: Halten Sie beide Felder kurz und prägnant, sonst verlieren Patienten schnell die Übersicht.

Der Status des Formulars entspricht exakt jenen, die im vorigen Abschnitt beschrieben wurden.

Die Kennung ist eine für jedes Formular eindeutige Zeichenkette, welche dann Teil der Formular-URL wird (app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/patient/<Formular-Kennung>). Wenn Sie sicher sind, dass Sie ein Formular nicht in Zukunft entfernen oder umbenennen, können Sie den Patienten direkt  diese URL geben, um Ihrer Videosprechstunde beizutreten. In diesem Fall müssen Patienten nicht den Umweg über Ihre Startseite gehen.

Bereich: „Personendaten“

In diesem Bereich treffen Sie personendaten-bezogene Einstellungen. Die verfügbaren Optionen können je nach dem gewählten Personendaten-Formular (z.B. „Nur Bestandspatienten“) variieren. Generell können Sie folgende Anpassungen vornehmen:

Mit dem Feld „Versicherungsdaten erfassen“ kann konfiguriert werden, in welchem Maße Versichertendaten bei Neupatienten erhoben werden sollen. Die Standardeinstellung ist, dass Neupatienten alle Versicherungsdaten (inklusive Versicherungsstatus, Versichertennummer, Kassennummer) und Bestandspatienten lediglich ihren Versichertenstatus (vorausgesetzt, Bestandspatienten sind für das Formular explizit zugelassen) angeben müssen. Alternativ können Sie auch einstellen, dass jeder Patient, welcher das Formular ausfüllt, alle Versicherungsdaten eingeben muss oder auch, dass überhaupt keine Versicherungsdaten erhoben werden sollen. Letzteres empfehlen wir lediglich für Praxen aus Österreich und der Schweiz, da die deutsche Unterscheidung zwischen PKV- und GKV-Patienten keine Anwendung findet. Deutsche Praxen sollten sich vor Deaktivieren der Erfassung von Versichertendaten bewusst sein, dass dies gegebenenfalls dazu führt, dass Patienten später nicht abgerechnet werden können oder Abrechnungsinformationen nachträglich manuell erhoben werden müssen.

Aktivieren Sie unter „Weitere Eingabefelder aktivieren“ zusätzlich „Bevorzugter Arzt“, „Hausarzt“ und „Beruf“, um diese bei Patienten vor Warteraumbeitritt abzufragen.

Im Feld „Bevorzugte Ärzte zur Auswahl“ definieren Sie, welche Ärzte der Patient angeben kann (z.B. „Alle Ärzte“, „Nur Online-Ärzte“ oder eine fest vorgegebene Ärzte-Auswahl).

Hinweis: Die Auswahl des Patienten in diesem Feld hat keinerlei Einfluss, welcher Arzt diesen letztendlich zur Behandlung aufrufen darf, sondern ist rein informell für Sie als Richtlinie.

Die Optionen in der Kategorie „Kontrollkästchen“ erlauben es Ihnen, etwaige Bestätigungen unter den einzelnen Personendatenformularen zu aktivieren/deaktivieren. Darunter sind auch die Option, dass Bestandspatienten versichern müssen, bereits in der Praxis vorstellig gewesen zu sein und dass Patienten vor dem Absenden des Formulars die Richtigkeit ihrer eingegebenen Daten bestätigen müssen. Beide Optionen sind standardmäßig aktiviert.

Des Weiteren können Sie zudem aktivieren, dass Bestandspatienten zusätzlich versichern müssen, im letzten Quartal vorstellig gewesen zu sein, um nur in diesem Fall keine Kartendaten einzugeben. Dadurch erhöhen Sie die Chance darauf, dass Sie die Abrechnungsinformationen des Patienten tatsächlich besitzen und diese auch noch gültig sind, ermöglichen es Patienten aber trotzdem sich als Bestandspatienten einzuwählen und dadurch mit weniger Aufwand in Ihren Warteraum zu gelangen.

Außerdem können Sie hinterlegen, dass Patienten über eine Checkbox vor dem Absenden des Formulars versichern müssen, dass alle angegebenen Daten korrekt sind. Damit erklären sie sich außerdem bereit, eventuell anfallende Kosten selber zu tragen.

Tipp: Sie gelangen ebenfalls in diesen Tab, wenn Sie im Abschnitt „Allgemein“ neben dem gewählten Personendaten-Formular auf die Zahnrad-Schaltfläche drücken.

Bereich: Anamnese

In diesem Bereich treffen Sie anamnesedaten-bezogene Einstellungen. Diese variieren stark, je nach gewähltem Anamnese-Formular (z.B. „Allgemeine Beschwerden“).

Unabhängig vom gewählten Anamnese-Formular können Sie in diesem Bereich festlegen, ob dem Patienten der Upload von Dateien erlaubt ist. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, hat der Patient bereits vorab beim Ausfüllen des Formulars die Möglichkeit, Bilder oder Dokumente hochzuladen. Diese werden später in den Sitzungsdetails für 14 Tage gesichert und (insofern gekoppelt) automatisch zu tomedo® übertragen und dort in der Akte abgelegt.

Haben Sie das Anamnese-Formular „Benutzerdefiniert“ ausgewählt, müssen Sie in diesem Tab mindestens eine Textfeld-Abfrage (z.B. „Was für Beschwerden haben Sie?“) hinzufügen, damit Sie das Formular sichern können.

Bei vordefinierten Formularen (z.B. „Hautbeschwerden“, „Allgemeine Beschwerden“, „OP-Kontrolle“, etc.) können Sie in diesem Tab eine zusätzliche Konfiguration des Anamnesebogens vornehmen. Zum Beispiel können Sie die Beschwerden definieren, die dem Patienten zur Auswahl stehen oder definieren, dass das Hautbeschwerde-Formular lediglich zur Behandlung von Leberflecken dient.

Tipp: Sie gelangen ebenfalls in diesen Tab, wenn Sie im Abschnitt „Allgemein“ neben dem gewählten Anamnese-Formular auf die Zahnrad-Schaltfläche drücken.

Bereich: „Abrechnung“

In diesem Bereich müssen Sie für jedes Formular festlegen, welche Versicherungstypen (Patienten) Ihrem Wartezimmer über dieses Formular beitreten dürfen. Sobald entweder Selbstzahler, Privatpatient oder beides ausgewählt wurde, müssen zusätzlich anfallende GOÄ-Leistungen und deren Faktor definiert werden. GOÄ-Zuschläge (z.B. nach 20 Uhr) werden, insofern durch Sie aktiviert, automatisch addiert. Dadurch können Patienten vorab die anfallenden Kosten abschätzen.

Vorschau: Künftig können Sie festlegen, dass „arzt-direkt“ und nicht Sie der Zahlungsempfänger sind. So kann eine Zahlung des Patienten vor Warteraumbeitritt (z.B. mit einem Zahlungsdienstleister wie Klarna) ermöglicht werden. So haben Sie mehr Zahlungssicherheit und der Patient mehr Komfort. Leider können wir Ihnen derzeit für die Fertigstellung dieser Funktion keinen genauen Zeitplan nennen. Sollte bei Ihnen starkes Interesse daran bestehen, können Sie das unseren Vertrieb gerne wissen lassen.

Tipp: Wenn noch kein Versicherungstyp definiert ist, können Sie auf „Schnellstart“ klicken, um alle Versicherungstypen auszuwählen und gängige GOÄ-Leistungen und Zuschläge voreinstellen. Daraufhin können Sie wahlweise noch den Faktor der Leistungen anpassen.

Wie können Kassenleistungen abgerechnet werden?

Seit 1. Oktober 2019 hat die KBV den Leistungskatalog für Fernbehandlungen deutlich überarbeitet und wesentlich attraktiver gestaltet. Die KBV hat dazu auf ihrer Website einen extra Bereich zum Thema Videosprechstunde mit genauen Ziffern und deren Abrechenbarkeit veröffentlicht.

Wie können Privatleistungen abgerechnet werden?

Je nach Umfang der Behandlung können Sie die GOÄ-Ziffern Nr. 1, 3 und 5 sowie die Zuschläge A, B, C, D und K1 abrechnen (ohne Gewähr).

Bei sonstigen Fragen empfehlen wir, dass Sie sich direkt bei Ihrer Verrechnungsstelle bzw. der jeweiligen Privatkasse informieren.

Bereich: „Checks“

An dieser Stelle können Sie zwei Arten von Checks für die Patienten einrichten.

Unter „Authentifizierungsfoto erfassen“ können Sie dieses aktiviert lassen, nur für Neupatienten erforderlich machen oder komplett deaktivieren. Die letzten beiden Optionen erhöhen Ihr Risiko, den Patienten gegebenenfalls nicht abrechnen zu können, erleichtern dem Patienten aber deutlich den Einstieg in Ihre Videosprechstunde.

Außerdem können Sie in dem Punkt „Gerätetests“ einstellen, ob eine erfolgreiche Durchführung obligatorisch oder optional ist. Bei Bedarf kann dieser Test auch komplett ausgestellt werden.