Erfolg in der Videosprechstunde

Seit April 2017 sind Online-Sprechstunden ein festes Angebot der telemedizinischen Versorgung. Gerade während der COVID-19-Pandemie stieg das Interesse an telemedizinischen Behandlungen deutlich an. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Videosprechstunde anbieten und was Sie dabei beachten müssen.

Für welche Fachrichtungen und Anwendungsgebiete sind Videosprechstunden sinnvoll?

Eine digitale Sprechstunde kann in allen Fachrichtungen angeboten werden, wenn Sie es für therapeutisch sinnvoll halten. Davon ausgenommen sind laut Bestimmungen der KBV Laborärzt:innen, Nuklearmediziner:innen, Patholog:innen und Radiolog:innen. Lohnenswert ist das Angebot einer Videosprechstunde insbesondere für Allgemeinmediziner:innen, Physio-, Ernährungs-, Ergo-, Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapeut:innen und Geburtshelfer:innen.

Auch für Psychotherapeut:innen kann sich die Online-Sprechstunde lohnen. Voraussetzung dafür ist ein erstes, persönliches Treffen zur Eingangsdiagnostik, Indikationsstellung und Aufklärung.

Die Zahnmedizin ist ein Spezialfall: Hier können Patienten mit Pflegegrad oder einer Behinderung fernbehandelt werden, denen ein Praxisbesuch nicht möglich wäre.

In der Videosprechstunde können alle Beschwerden und Anliegen behandelt werden, für die keine Anwesenheit des Patienten in der Praxis nötig ist. Dazu zählen z. B. Erkältungen und chronische Erkrankungen, aber auch Verlaufskontrollen von Verletzungen, Hauterkrankungen, Bewegungseinschränkungen oder postoperativen Zuständen. Im folgenden Artikel finden Sie eine genauere Übersicht über die möglichen Anwendungsgebiete der Videosprechstunde.

Nutzung der arzt-direkt-Videosprechstunde nach Fachrichtung

Die Videosprechstunde von arzt-direkt wird bereits häufig in verschiedenen Fachrichtungen genutzt (Stand Juli 2024).

Die Allgemeinmedizin bildet dabei mit knapp 43 % den Hauptteil der Nutzer:innen, gefolgt von der Inneren Medizin mit 15 %. Im Mittelfeld liegen die Dermatologie (9,2 %), die Psychotherapie und Psychiatrie (8,7 %), die Pädiatrie (5,8 %) und die Gynäkologie (5,3 %). Zu den kleineren Anwendergruppen gehören die Orthopädie und Unfallchirurgie (3,7 %), die Neurologie (2,8 %), die Anästhesiologie (2,7 %) und die Hals-Nasen-Ohren-Heilkunde (1,5 %).

In der Urologie und der Ophthalmologie wird die digitale Sprechstunde von arzt-direkt weniger genutzt. Auch in Spezialisierungsgebieten der Inneren Medizin (Gastroenterologie, Kardiologie, Rheumatologie, Endokrinologie, usw.) und der Chirurgie (Gefäßchirurgie, Plastische Chirurgie, Kieferchirurgie usw.) wird sie seltener verwendet.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Videosprechstunde gegeben sein?

Die Anforderungen an die Online-Sprechstunde sind vielfältig, darunter fallen technische Voraussetzungen. Zunächst brauchen Sie eine stabile, durch eine Firewall geschützte Internetverbindung (vorzugsweise LAN vor WLAN). Die benötigte Hardware umfasst einen Bildschirm (PC, Laptop oder Tablet am besten geeignet), eine Kamera, ein Mikrofon und ein paar Lautsprecher bzw. Kopfhörer. Die Ton- und Bildqualität sollten Sie stets so optimal wie möglich halten. Apple-Geräte bieten hohe technische Sicherheit an und sind einfach in der Anwendung.

Nachdem Ihnen die Technik vor Ort zur Verfügung steht, müssen Sie einen zertifizierten Videodienstanbieter für Ihre Praxis auswählen und sich bei diesem registrieren. Ob ein Anbieter die nötigen Anforderungen der KBV und des GKV erfüllt, überprüfen unabhängige Zertifizierungsstellen (Datenschutz cert GmbH oder TÜV Informationstechnik GmbH). Sobald die IT-Sicherheit und der Datenschutz bei einem Anbieter gesichert sind, wird er in die Zertifizierungs-Liste aufgenommen.

Einer dieser Anbieter ist arzt-direkt, der neben anderen nützlichen Services auch eine Videosprechstunde bereitstellt. arzt-direkt ist auch als praktische Patientenapp verfügbar. Sie ermöglicht eine Sprechstunde von überall aus und über den Messenger können Ihre Patienten Sie jederzeit bequem kontaktieren. Eine aktuelle Übersicht über alle zertifizierten Videodienstanbieter der KBV finden Sie hier.

Nach der Registrierung bei Ihrem Anbieter erhalten Sie von diesem eine Bescheinigung für Ihre zuständige KV. Bei der KV müssen Sie anzeigen, dass Sie eine Online-Sprechstunde anbieten und bei einem zertifizierten Videodienstanbieter registriert sind. Nur auf diese Weise dürfen Sie Leistungen über die Videosprechstunde durchführen und abrechnen. Darüber hinaus gibt die KBV vor, dass eine digitale Sprechstunde frei von Werbung und der Name des Patienten erkennbar sein muss.

Tipps zum Ambiente und Verhalten während der Videosprechstunde

Hintergrund, Beleuchtung und Störgeräusche

Wählen Sie für Ihre digitale Sprechstunde einen möglichst neutralen, ruhigen Hintergrund, bspw. eine weiße Wand.

Es sollte ein Mittelmaß an Beleuchtung gewählt werden; am besten ist Licht, das seitlich einfällt (vorzugsweise Tageslicht). Einen direkten Lichteinfall auf das Gesicht sollten Sie vermeiden. Falls Sie Brillenträger:in sind, sind entspiegelte Brillengläser empfehlenswert.

Geräuschquellen im Hintergrund, die die Verständlichkeit während der Videosprechstunde beeinträchtigen könnten, sollten Sie minimieren. Zur Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen gibt es spezielle Software. Ebenso können Sie die Mikrofon-Einstellungen an Ihrem Gerät anpassen oder ein spezielles, geräuschunterdrückendes Mikrofon verwenden.

Kleidung, Kameraposition und Bildausschnitt

Ihre Kleidung sollte einen ausreichenden Kontrast zum Hintergrund bilden (weiße Kleidung auf weißem Hintergrund ist weniger geeignet). Ihre Kameraposition sollte bestenfalls frontal auf Augenhöhe sein, denn ein direkter Blick in die Kamera erweckt beim Gegenüber einen natürlichen Präsenz- und Gesprächseindruck.

Ihr eigener Bildausschnitt sollte ungefähr bis zur Brust reichen. Ihre Hände sollten sichtbar sein, da die Gestik einen großen Teil des Körperausdrucks ausmacht. Empfehlenswert ist es, Ihr eigenes Bild während einer Sitzung zu minimieren und den Patienten ins Vollbild zu nehmen. Auf diese Weise vermeiden Sie potentielle Ablenkungen durch Ihr Selbstbild.

Körperausdruck und Kommunikation

Sitzen Sie locker, aber trotzdem aufrecht. Es bietet sich an, Notizen per Hand zu notieren, z. B. auf einem Klemmbrett oder Notizblock, oder digital direkt in Ihrer Praxissoftware zu dokumentieren.

Sie können gelegentlich paraphrasiert wiederholen, was Patienten gesagt haben. Dadurch fühlen sie sich gehört und haben eher das Gefühl, dass ihnen wirklich Beachtung geschenkt wird. Falls es hilfreich für Ihre Beurteilung ist, können Sie Patienten bitten, den Abstand zur Kamera zu ändern. Am Schluss sendet es ein gutes Signal, aufmerksam darauf zu warten, dass zuerst Ihre Patienten die Videosprechstunde verlassen. So fühlen sie sich ernst genommen und gehen mit einem guten Gefühl aus der Sitzung.

Nützliche Tipps zur Gestaltung Ihrer Online-Sprechstunde können Sie im Detail in diesem Artikel und in einem Beitrag des Virchowbunds nachlesen.

Wie gestalte ich meine Videosprechstunde im Voraus attraktiver?

Ein Großteil der Patienten hat bisher nichts oder zu wenig von der telemedizinischen Behandlung und Beratung gehört. Laut einer Studie von forsa wünschen sich deshalb viele von ihnen mehr Informationen über die Videosprechstunde, bspw. zur technischen Ausstattung, zum Ablauf oder zur Ausstellung einer AU.

Klären Sie Ihre Patienten am besten vorab über die Videosprechstunde auf. Nutzen Sie Flyer und Aushänge in Ihrer Praxis, um Ihre Patienten über den Ablauf der Online-Sprechstunden zu informieren. Stellen Sie diese Informationen auch über Ihre Praxiswebsite und Social-Media-Kanäle (falls vorhanden) zur Verfügung. Eine gute, einmalige Grundvorbereitung Ihrer Videosprechstunden reicht aus, um sich danach voll und ganz auf Ihre Patientengespräche konzentrieren zu können.

Vermeiden Sie bei der Vorab-Information der Patienten Negativformulierungen wie „Sie vermeiden lange Wartezeiten”. Wählen Sie lieber einen neutralen Ton wie „Sie führen Ihr Arztgespräch von zu Hause aus.” Formulierungen mit Anweisungscharakter („Sie müssen…!”) sollten Sie ebenso vermeiden, da solche eher abschreckend wirken können. Präsentieren Sie die Videosprechstunde als nützliches Zusatzangebot Ihrer Praxis.

Die eventuell anfallenden Kosten sollten immer transparent kommuniziert werden. Das erspart den Patienten die Frage nach dem Preis.

Leistungen, Abrechnung und Vergütung in den Online-Sprechstunden

Die digitale Sprechstunde ist eine Ergänzung des Praxisangebots. Der persönliche Kontakt zu den Patienten bleibt weiterhin der gewünschte Standard. Auf dieser Basis bestimmt die KBV, dass sowohl die Fallzahl als auch die Leistungsmenge in der Videosprechstunde auf 30 % pro Quartal begrenzt ist. Ärzt:innen können also 30 % je Leistung (GOP), die sie in einem Quartal abrechnen, in der Videosprechstunde erbringen.

Für Psychotherapeut:innen gilt die Obergrenze von 30 % für alle per Video erbrachten Leistungen nach der Psychotherapie-Richtlinie (EBM-Kapitel 35), die sie in einem Quartal abrechnen. Eine Ausnahme bildet die psychotherapeutische Akutbehandlung (GOP 35152). Die Obergrenze gilt hier prinzipiell für das gesamte Punktzahlvolumen aller abgerechneten GOP, die in der Videosprechstunde erbracht wurden.

Sowohl die GKV als auch die PKV übernehmen die Kosten für die Videosprechstunde, dementsprechend läuft die Abrechnung bei Kassenpatienten über den EBM für Videosprechstunden und bei Privatpatienten über die GÖA für Videosprechstunden. Für Privatpatienten, die die Leistung im Voraus bezahlen müssen, bietet arzt-direkt einen unkomplizierten Zahlungsweg über arzt-direkt.Pay an, der online und offline funktioniert.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Das Ausstellen einer AU über die Videosprechstunde ist sowohl bei bekannten als auch bei unbekannten Patienten möglich. Bei ersteren darf sie 7 Tage, bei letzteren 3 Tage Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. Voraussetzung dafür ist, dass die Symptomatik digital geklärt werden kann. Beachten Sie, dass Sie hierzu nicht verpflichtet sind, da Patienten keinen Anspruch auf eine AU per Online-Sprechstunde haben. Die Entscheidung darüber liegt allein bei Ihnen als Behandler:in.

Eine Folgekrankschreibung via Videosprechstunde ist nur möglich, wenn der Patient aufgrund derselben Erkrankung bereits persönlich in der Praxis war. Für das Zusenden einer physischen AU-Bescheinigung können Sie eine Portopauschale abrechnen (Muster 1: GOP 40128 oder Muster 21: GOP 40129).

Rezepte

Grundsätzlich sind Verordnungen medizinischer Rehabilitation sowie Folgeverordnungen von Heilmitteln und häuslicher Krankenpflege möglich, sofern die Erkrankung des Patienten es nicht ausschließt. Dafür muss der Patient der Praxis bekannt sein. Außerdem müssen Sie seine Diagnose und beeinträchtigte Funktionsfähigkeit aus der unmittelbaren Untersuchung während eines Praxis- oder Hausbesuchs kennen. In Ausnahmefällen können die oben genannten Folgeverordnungen auch nach telefonischem Kontakt erfolgen.

Verordnungen von Arzneimitteln sind unter ärztlicher Sorgfaltspflicht per E-Rezept möglich. Bei unbekannten Patienten sollten diese aber nur ausnahmsweise in medizinisch vertretbaren Fällen ausgestellt werden.

Ob Verordnungen im Allgemeinen möglich sind, entscheiden Sie als Behandler:in anhand der Befundung. In manchen Fällen muss der Patient evtl. in die Praxis kommen. Beachten Sie, dass Versicherte keinen Anspruch auf eine Verordnung haben, da Ihre Praxis nicht zur Rezeptausstellung in den Videosprechstunden verpflichtet ist. Es ist empfehlenswert, Patienten vorher darauf hinzuweisen, um Missverständnissen oder Ärgernissen vorzubeugen.

Überweisungen

Bei einer Notwendigkeit können Überweisungen an andere Ärzt:innen in der Videosprechstunde direkt ausgestellt werden. Je nach Videodienstanbieter können diese per E-Mail verschickt oder direkt in der Patientenapp hinterlegt werden.

Telekonsile

Ärzt:innen aller Fachgruppen, Psychotherapeut:innen und Zahnärzt:innen können bei fachlichen Fragestellungen Kolleg:innen in einem Telekonsil zu Rate ziehen. Ein Telekonsil ist die zeitgleiche oder zeitversetzte Kommunikation zwischen einholenden Ärzt:innen und Konsiliarärzt:innen. Dort findet ein Austausch über patientenbezogene, medizinische Fragestellungen statt. Telekonsile sind zusammen mit Patienten möglich.

Die Voraussetzungen für ein Telekonsil können Sie in der Telekonsilien-Vereinbarung nachlesen. Informationen rund um das Telekonsil finden Sie im arzt-direkt-Ratgeber.

Technikzuschlag für die Videosprechstunde

Für jede durchgeführte Online-Sprechstunde steht Ihnen der Zuschlag GOP 01450 zu. Dieser soll die Kosten für den Videodienst abdecken und ist bei jeder durchgeführten Videosprechstunde abrechnungsfähig. Der Technikzuschlag ist auf 1.899 Punkte pro Quartal begrenzt.

Eine Übersicht zu den Details der Vergütung und über alle Leistungen, die per Videosprechstunde erbracht und abgerechnet werden dürfen, finden Sie auf der Seite der KBV.

Wie läuft die Terminvergabe und die Videosprechstunde selbst ab?

Nach Ihrer Registrierung übermittelt Ihnen Ihr Videodienstanbieter Informationen zum Einwählen in die Sprechstunde. Je nach Videodienst erhält der Patient über Ihre Praxis oder den Anbieter einen freien Termin. arzt-direkt bietet die Möglichkeit, einen Online-Terminkalender direkt auf Ihrer Homepage einzubinden, über den Patienten auch Termine für Videosprechstunden buchen können. Vor der ersten Videosprechstunde muss der Patient seine Einwilligung erklären.

Sowohl der Patient als auch Sie wählen sich bei Ihrem Videodienstanbieter ein. Empfehlenswert für Sie als Behandler:in ist es, 5 bis 10 Minuten vor dem Termin bereits angemeldet zu sein, um einen guten Ablauf zu gewährleisten. Der Patient wartet so lange im Online-Wartezimmer, bis Sie ihn zuschalten.

Am Ende der digitalen Sprechstunde muss dem Patienten eindeutig kommuniziert werden, wie er sich bei einer Veränderung und/oder Verschlechterung des Gesundheitszustands verhalten soll. Bei Bedarf kann es sinnvoll sein, den Patienten aktiv zu kontaktieren, um den Behandlungsverlauf zu überprüfen. Dafür sollten Sie vorab das Einverständnis des Patienten einholen.

Nun melden sich beide Seiten vom Videodienst ab. Sie dokumentieren die Behandlung in der Patientenakte im PVS. Die Dokumentation sollte u.a. die für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse enthalten. Dazu gehören:

Stammdaten des Patienten
Angabe, dass die Konsultation per Video erfolgt ist
Anamnesen
Diagnosen
Untersuchungen
Therapien und ihre Wirkungen
Eingriffe
Befunde
Einwilligungen
Aufklärungen (auch in Bezug auf Besonderheiten einer Fernbehandlung)
Empfehlungen zur Weiterbehandlung und erneuter Wiedervorstellung
ggf. Überweisung an einen anderen Leistungserbringer

Empfehlenswert ist der Versand eines elektronischen Kurzarztbriefs an den Patienten, der Befunde, Diagnosen und Therapien beinhalten sollte. Diese Arztbriefe sind in die Patientenakte mit aufzunehmen.

Übrigens: Im Falle von arzt-direkt und der tomedo® Praxissoftware werden die Informationen aus der Sprechstunde automatisiert in die Patientenakte übertragen.

Um den gesamten Ablauf Ihrer telemedizinischen Sprechstunden reibungsloser zu gestalten, bietet es sich an, feste Videosprechstunden-Zeiten festzulegen. Machen Sie diese sowohl in Ihrer Praxis als auch im Netz kenntlich. Wenn nötig, können Ihre MFA in so anfallende administrative Prozesse eingebunden werden.

Was muss ich beachten, um den Datenschutz gemäß DSGVO in der Videosprechstunde zu gewährleisten?

Auch in Online-Sprechstunden gilt die DSGVO. Die Vorgaben zum Datenschutz in der Videosprechstunde, die durch die KBV und den GKV-Spitzenverband beschlossen wurden, können Sie in der Anlage 31b nachlesen.

Wie oben beschrieben, müssen Sie bei der Wahl Ihres Videodienstanbieters auf seine Zertifizierung achten. Sie können sich auch selbst davon überzeugen, ob die Kriterien der DSGVO bei Ihrem Anbieter gegeben sind. Dazu gehören:

Serverstandort in Europa
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Bild und Ton
Sicherheit durch Datenverschlüsselung
Passwort-Zurücksetzung nicht ohne Recovery-Passwort
Erfüllung aller Datenschutzanforderungen nach Anlage 31b

Bevor Sie bei Patienten eine Fernbehandlung durchführen, müssen Sie sie sowohl mündlich als auch schriftlich über ihre Rechte nach DSGVO Art. 12 - 23 informieren. Dies sollte bereits bei der Online-Terminbuchung geschehen, bspw. durch einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung bzw. zur Datenschutzerklärung Ihres Videodienstanbieters.

Anschließend müssen Sie von Ihren Patienten eine konkrete, schriftliche Einwilligungserklärung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten während der Videosprechstunde einholen. Für die ausdrückliche Einwilligung wird i.d.R. ein Online-Formular mit einer Checkbox genutzt.

Besondere Beachtung gilt dabei den Daten der sogenannten besonderen Kategorien. Zu diesen zählen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeiten, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten, das Sexualleben und die sexuelle Orientierung. Die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien ist gesondert durch Art. 9 der DSGVO (Absatz h) geregelt.

Die Einwilligung der Patienten unterliegt den Bedingungen aus Art. 7 der DSGVO. Dieser sorgt z.B. dafür, dass Sie immer ein Exemplar der Einwilligung einbehalten und somit nachweisen können. Diese Einwilligung sollte in einfacher, verständlicher Sprache formuliert werden, da komplizierte oder uneindeutige Teile unwirksam sind.

Ihre Patienten haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dem Versand des Kurzarztbriefs müssen Patienten schriftlich zustimmen, z. B. per E-Mail. Einige Aufsichtsbehörden empfehlen, die Kurzarztbriefe verschlüsselt zu versenden. Beachten Sie am besten die Empfehlungen Ihrer jeweiligen Ärztekammer.

arzt-direkt (App und Browser-Anwendung) bietet hohe Datenschutzstandards für Ärzt:innen und Patienten. Die aktuelle Auswertung der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V bestätigt u.a., dass arzt-direkt keine Nutzerdaten zu Marketing-Zwecken trackt und speichert.

Neben den bisherigen Voraussetzungen haben Sie außerdem die Pflicht, Ihre Patienten über die Besonderheiten einer Fernbehandlung aufzuklären. Dazu gehören u.a. folgende Dinge:

Die Videosprechstunde muss in geschlossenen Räumen stattfinden, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
Alle Teilnehmenden müssen sich über eine freiwillige Teilnahme einigen.
Alle Anwesenden müssen sich zum Start vorstellen.
Die Patienten müssen eindeutig identifiziert werden, entweder über die Stammdaten aus der Patientenakte oder über die Gesundheitskarte. Unbekannte Patienten halten ihre eGK in die Kamera, damit Sie die erforderlichen Daten erfassen können. Ihre Patienten müssen mündlich das Bestehen ihres Versicherungsschutzes bestätigen.
Aufzeichnungen dürfen nur mit Einwilligung des Patienten und ausschließlich zu Dokumentationszwecken geschehen.

Informationen zur Videosprechstunde der Kassenärztlichen Vereinigungen

Eine umfassende Hilfestellung zum Thema Videosprechstunden bietet Ihnen dieses tomedo®-Online-Seminar. Es veranschaulicht Ihnen, was zu beachten ist und liefert Ihnen Input von Ärzt:innen, die bereits mit einer Online-Sprechstunde arbeiten.