Test-Behandlung durchführen

Die Durchführung einer Test-Behandlung ist der fünfte und letzte Schritt der Ersteinrichtung. An dieser Stelle können Sie auszuprobieren, eine Videosprechstunde zu halten.

Sie können eine Test-Behandlung alleine an einem Computer mit zwei Browser-Fenstern (Arzt- und Patientensicht) durchführen. Da ein Videogespräch mit sich selbst auf nur einem Bildschirm aber schnell unübersichtlich werden kann, empfehlen wir, für die Patientenseite ein zweites Gerät zu verwenden bzw. einen Kollegen/Bekannten zu fragen, der dieses für Sie übernimmt. Trotzdem ist es natürlich hilfreich, wenn Sie als Behandler auch den groben Ablauf der Patientenseite kennen.

Hinweis: Alle Geräte, die zum Testen genutzt werden, müssen die Systemvoraussetzungen erfüllen. Besuchen Sie die Seite Problemlösungen bei jedweden Fehlern oder Problemen.

Patientenseite

Ins Wartezimmer einwählen

Zum Beitreten in Ihr digitales Wartezimmer für die Videosprechstunde öffnen Sie (bzw. der Patient) zunächst Ihre Praxis-Startseite unter app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung> im Browser. Dann wählen Sie im Bereich „Zur Videosprechstunde“ die Versicherungsart 1 und dann das Anliegen 2. Sollten Sie noch keine weiteren Formulare definiert haben, finden Sie dort lediglich das Basis-Formular „Videosprechstunde“. Klicken Sie auf ein Formular.

Nun öffnet sich die Formularansicht mit den für den Beitritt notwendigen Schritten:

1. Anamnese
2. Persönliches
3. Checks
4. Zahlung

Punkt 1 und 4 sind hierbei optional und hängen von dem konfigurierten Patientenformular und dem gewählten Versicherungstyp ab. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Weiter“, bis Sie beim Abschnitt „Checks“ angelangt sind.

Führen Sie nun als letzte Schritte einen Test Ihrer Geräte aus und nehmen Sie ein Authentifizierungsfoto mit Ihrer Webcam auf.

Nach der Bestätigung der AGB können Sie die Schaltfläche „Warteraum beitreten“ anklicken.

Tipps, um sich für Testzwecke schneller in Ihr Wartezimmer einzuwählen

• Verwenden Sie immer den gleichen Browser und das gleiche Formular, dann werden eingegebene Daten zwischengespeichert und vorausgefüllt.
• Schließen Sie die Gerätetests kurz nach dem Öffnen und klicken Sie auf „Überspringen“.
• Geben Sie an, dass Sie bereits Patient der Praxis sind, um keine GKV-Kartendaten eingeben zu müssen.

Im Wartezimmer warten

Fahren Sie nun mit Punkt 2 bzw. 4 auf einem anderen Gerät oder einem anderen Browser-Fenster fort. Währenddessen lassen Sie das Fenster der Patientenseite auf dieser Seite – dem Warteraum – geöffnet und befolgen alle abgebildeten Anweisungen.

Aufgerufen werden und beitreten

Sobald ein Arzt auf „Auswählen“ gedrückt hat bzw. Sie aus dem Online-Wartezimmer Panel aufgerufen hat, wird Ihnen als Patient angezeigt, dass Sie von einem Arzt ausgewählt wurden.

Wenn der Arzt dem Patienten dann „vertraut“ hat und ihn zur Sprechstunde aufruft, erscheint eine neue Meldung mitsamt Benachrichtigungston, dass der Arzt Sie aufgerufen hat. Der Patient hat nun 60 Sekunden Zeit, diese Sprechstunden-Einladung über die Schaltfläche „Sprechstunde beitreten“ anzunehmen“. Klicken Sie nun darauf, um das Videogespräch im nächsten Fenster zu starten.

Behandlung

Sie werden im gleichen Browser Tab auf die Videosprechstunde (KBV-zugelassen, siehe Begriffsklärung) weitergeleitet. Gegebenenfalls muss erneut der Zugriff auf Kamera und Mikrofon erteilt werden. Nach Verbindungsaufbau können Sie Arzt und Patient nun sehen und hören, sowie Chat-Nachrichten und Dateien austauschen.

Abschluss der Behandlung

Nach Beendigung der Videosprechstunde schließt sich das Fenster und es erscheint eine Bestätigungs-Mitteilung. Der Patient hat optional die Möglichkeit, zu Dokumentationszwecken ein Datenarchiv (.zip) herunterzuladen. Dieses beinhaltet alle während der Sprechstunde übermittelten Dateien und Bilder sowie eine Zusammenfassung aller erfassten Behandlungsdaten. Alternativ können die Sitzungdaten auch als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Zudem erhält der Patient nach erfolgreichem Sprechstundenabschluss eine Bestätigung per E-Mail an die eingangs angegebene E-Mail-Adresse. Die Behandlung ist aus Patientensicht nun abgeschlossen.

Arztseite im Browser

Warteliste öffnen und geöffnet lassen

Loggen Sie sich unter app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/login mit Ihrem Arzt-Account (nicht Praxis-/Instanz-Verwaltungsaccount) ein. Die Warteliste sollte sich nach Login automatisch öffnen.

Im oberen Teil können Sie einstellen, welche Patienten-Anliegen (Formulare) 1 Sie auf Ihrer Warteliste bearbeiten wollen. Außerdem bekommen Sie eine Übersicht, wie viele Patienten mit welchem Versicherungstyp momentan auf Ihrer Warteliste stehen 2. Im unteren Bereich finden Sie die Patientenauswahl. Lassen Sie das Browser-Fenster mit der Warteliste im Vordergrund und stellen Sie sicher, dass Ihr Computer sich nicht in den Ruhezustand begibt, währen Sie auf Patienten warten. Bei leerer Warteliste beachten Sie bitte auch die weiteren Hinweise, die Ihnen mit einem Klick auf „Wichtige Nutzungshinweise“ eingeblendet werden.

Patient auswählen und vertrauen

Sobald ein neuer Patient in der Liste erscheint, wird zusätzlich ein Benachrichtigungston abgespielt. Sie sehen neben dem Namen und Geschlecht auch das benutzte Formular (bzw. Anliegen) des Patienten. Wenn Sie mit der Maus über den Patienten fahren, erscheinen automatisch alle möglichen Optionen. An dieser Stelle können Sie den Patienten abweisen 1, eine Nachricht an den Patienten schreiben 2 oder die Patienteninformationen anzeigen 3. Klicken Sie auf „Auswählen“ 4, um fortzufahren.

Nun werden eingegebene Personen-, Adress- und Versicherungsdaten des Patienten mitsamt dem aufgenommenen Authentifizierungsfoto angezeigt. Sie haben zudem die Möglichkeit, im nächsten Schritt („Anamense“) alle übermittelten Anamnese-, Personen- und Sitzungsdaten anzuzeigen sowie eventuell hochgeladene Dateien des Patienten. Klicken Sie nun auf „Vertrauen“ 2 um fortzufahren. Alternativ können Sie den Patienten abweisen 1.

Warum und wie kann man einen Patienten „abweisen“?

Denken Sie, dass es sich bei dem eingewählten Patienten nicht um einen legitimen Patienten handelt oder für die Sprechstunde notwendige Informationen fehlen, können Sie die Schaltfläche „Abweisen“ (siehe C) anklicken. Dann verfassen Sie dafür eine kurze Begründung, welche dem Patienten angezeigt wird, beispielsweise: „Geben Sie mir noch genauere Anamnesedaten an und laden Sie die Dokumente X und Y vorab hoch. Wählen Sie sich dann bitte erneut in die Sprechstunde ein.“

Beschwerdeinformationen einsehen und Patienten aufrufen

Sobald Sie dem Patienten vertraut haben, gelangen Sie zum nächsten Bildschirm, in welchem Sie vor dem Videogespräch noch einmal die Möglichkeit haben, sich mit den eingegebenen Beschwerde-/Anamnese-Informationen 1 des Patienten vertraut zu machen und mit dem Fall zu beschäftigen. Auch alle eventuell vom Patienten hochgeladenen Dateien 2 können hier eingesehen werden.

Sobald Sie bereit sind, drücken Sie auf die Schaltfläche „Aufrufen“ 3, um dem Patienten eine Sprechstundeneinladung zu schicken. Bei dem Patienten wird darauf hin ein erneuter Benachrichtigungston abgespeilt. Dieser hat die Möglichkeit, innerhalb von 60 Sekunden anzunehmen.

Was passiert, wenn der Patient die 60 Sekunden verstreichen lässt?

Die Sitzung des Patienten wird in diesem Fall automatisch pausiert. Der Arzt gelangt zurück zur Warteliste und kann einen anderen Patienten aufrufen. Der Patient ist erst einmal aus dem Wartezimmer ausgetreten, kann aber über die Schaltfläche „Erneut beitreten“ automatisch ins Wartezimmer zurückversetzt werden, um es erneut zu versuchen. Die Anzahl dieser Versuche ist pro Patient auf 3 begrenzt.

Videosprechstunde durchführen

Sobald der Patient die Sprechstundeneinladung annimmt, öffnet sich bei Ihnen auf Arztseite automatisch im gleichen Browserfenster die Videosprechstunde. In dieser sollte innerhalb weniger Sekunden nun auch der Patient zu sehen sein und Sie können Ihr Gespräch beginnen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Chat-Nachrichten 1 und Dateien 2 auszutauschen, sowie private Notizen 3 und Screenshot- bzw. Standbild-Aufnahmen Ihres Gegenübers 4 zu machen. Diese werden automatisch in der arzt-direkt Sitzung des Patienten gesichert.

Bei mir öffnet sich kein Fenster oder es wird keine Videoverbindung aufgebaut.

Bitte stellen Sie sicher, dass beide Parteien die Systemvoraussetzungen erfüllen und prüfen Sie alle Lösungsvorschläge auf der Seite Problemlösungen. Außerdem können Sie jederzeit das Video-Fenster schließen und über die Schaltfläche „Erneut öffnen“ über arzt-direkt wieder starten.

Zum Beenden des Gesprächs drücken Sie auf die rote „x“-Schaltfläche oben rechts. Danach haben Sie die Auswahl, die Sitzung direkt abzuschließen und in die Warteliste zu wechseln, die Sitzung abzuschließen und die Sitzungsdetails anzuzeigen oder mit der Schaltfläche „Zur Dokumentation“ die Sprechstunde abzuschließen.

Achtung: Das Abschließen der Sitzung ist zwingend erforderlich, da Sie vorher keine neuen Patienten zur Behandlung aufrufen dürfen.

Patient dokumentieren und Sprechstunde abschließen

Um nach dem Videogespräch auch die Sitzung abzuschließen, drücken Sie nach Abschluss auf die Schaltfläche „Zur Dokumentation“. Im Dokumentations-Bildschirm, der sich daraufhin öffnet, geben Sie an, ob die Sitzung erfolgreich und ohne Verbindungsunterbrechungen abgehalten wurde und editieren gegebenenfalls Ihre privaten Notizen.

Drücken Sie als letzten Schritt nun auf die Schaltfläche „Behandlung abschließen“.

Arztseite in tomedo und im Browser

Hinweis: Ihre arzt-direkt® Instanz muss hierfür ordnungsgemäß mit tomedo® gekoppelt sein.

Online-Wartezimmer geöffnet haben

Um neue Online-Patienten in Ihrem arzt-direkt Wartezimmer zu bemerken, lassen Sie stets das Panel „Online Wartezimmer“ neben Ihrem Hauptfenster (Tagesliste) geöffnet und stellen Sie sicher, dass tomedo® mit dem Server verbunden ist.

Online-Patienten zuweisen

Sobald ein neuer Patient im Panel erscheint, besteht der erste Schritt immer darin, diesem Patienten eine Akte zuzuordnen. Klicken Sie dafür auf „Zuweisen“ 1. Suchen Sie nun für einen Bestandspatienten in der sich öffnenden Patienten-Tabelle die jeweilige Akte aus Ihren Patientendaten und klicken Sie unten auf „Ausgewählter Patient“ 2. Sollte es sich um einen neuen Patienten handeln, können Sie mit der Schaltfläche „Neuer Patient“ eine neue Akte anlegen 3.

Was ist, wenn ich nicht weiß, ob es sich um einen Neu- oder Bestandspatienten handelt?

Wenn Sie nicht wissen, ob es sich um einen Neu- oder einen Bestandspatienten handelt, machen Sie es davon abhängig, ob in der sich öffnenden Patienten-Tabelle ein Eintrag mit exakt den gleichen Stammdaten erscheint oder nicht. Wahlweise können Sie noch den Filter „Geburtsdatum“ mit der „x“-Schaltfläche entfernen, um eventuelle Tippfehler beim Geburtstag auszuschließen. In jedem Fall ist es auch kein Problem, wenn Sie einmal ein Duplikat anlegen, da Sie Patientenakten in tomedo® einfach zusammenführen können.

Patienten aufrufen

Nachdem Sie dem Online-Patienten eine Akte zugeordnet bzw. diese angelegt haben, können Sie dessen Sitzung im Browser in arzt-direkt® öffnen, um den Patienten aufzurufen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie klicken die blaue Pfeil-Schaltfläche im Panel im jeweiligen Listeneintrag an.
2. Sie gehen in die Akte des Patienten und drücken auf die URL im arzt-direkt® Karteieintrag, welcher automatisch mit den neuesten arzt-direkt® Anamneseinformationen der Sitzung und dem Sitzungslink angelegt wurde.

Sprechstunde im Browser abhalten und dokumentieren

Die Schritte hierfür entsprechen genau den Schritten 2–5 aus dem vorherigen Abschnitt „Arztseite im Browser“.

Nach der Sitzung

In dem Moment, in welchem Sie die Sitzung auf arzt-direkt® abschließen, werden alle zwischen Arzt und Patient übertragenen Dateien, Chat-Verläufe, Standbildaufnahmen, private Notizen sowie eine Zusammenfassungs-PDF der Sitzung zu tomedo® übertragen und automatisch in der jeweiligen Akte gespeichert. Der behandelte Patient sollte nun jeden Moment auf der Liste im Panel verschwinden und Sie können mit gegebenenfalls nötiger Dokumentation, Abrechnung oder dem nächsten Patienten fortfahren.