Einstellungen Videosprechstunde

Übersicht

Navigieren Sie über das Menü zu Einstellungen → Videosprechstunde→ Allgemein, um die allgemeinen Einstellungen einer Instanz aufzurufen. Die Einstellungen unterteilen sich in mehrere Punkte, die auf dieser Seite beschrieben werden.

Arzt-Praxis-Zugehörigkeit

Wichtig: Der Standardwert dieser Einstellung („Ärzte nutzen Instanz als Praxis“) ist mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit der für Sie passende Wert. Ändern Sie diesen nur mit gutem Grund.

Die Arzt-Praxis-Zugehörigkeit definiert, ob Ärzte einer Instanz alle in derselben Praxis ansässig sind, dementsprechend werden Adress- und Kontaktdaten einmalig in den Instanz-Details definiert (siehe Instanzdetails) und gelten gleichermaßen für alle. Das ist meistens der Fall und kann über den Wert „Ärzte nutzen Instanz als Praxis“ standardmäßig eingestellt werden.

Alternativ gibt es den Fall, dass Ärzte in anderen Praxen bzw. Filialen arbeiten und dies auch für jeden Arzt einzeln entsprechend eingestellt sein soll. Sobald der Wert „Ärzte nutzen eigene Praxis“ eingestellt wurde, müssen bei jeder Registrierung eines neuen Arztes alle Praxisdaten (inklusive Kontaktdaten) eingetragen werden.Wann sieht der Patient die Praxis-Adresse eines Arztes?

Dokumenten-Module

Wichtig: Nutzer unserer Praxissoftware tomedo® sollten sich i.d.R. keine Dokumenten-Module aktivieren, da dies nur zu unnötigem Aufwand beim Abschließen einer Sprechstunden-Sitzung führt. Die Dokumentation von Attesten und Rezepten, sowie gegebenenfalls Benachrichtigungen an Patienten, können wie gewohnt in tomedo® dokumentiert und ausgeführt werden.

Dokumenten-Module bezeichnen die Dokumentations-Möglichkeiten, die Ärzten nach dem Sprechstundenabschluss zur Verfügung stehen. Diese erzeugen im Dashboard zusätzliche Ansichten, die Ärzte nutzen können, um entsprechende Sitzungen zu filtern und sortieren. Bei Patienten, bei denen ein Attest fällig ist, kann zum Beispiel nach Fälligkeitsdatum sortiert werden.

Es steht zurzeit ein Dokumenten-Modul zur Verfügung, ein weiteres ist in Planung:

• Atteste: Dieses Modul (siehe Patientendokumentation) erzeugt eine Dokumentations-Ansicht nach der Behandlung, die es ermöglicht, eine Krankschreibung und deren Dauer zu definieren. Zudem können Ärzte nach Aktivierung im Menü die Seite „Alle Atteste“ aufrufen, um alle Patienten mit fälligen/versendeten Attesten anzuzeigen.
• Rezepte: Derzeit in Planung

Geplante Verfügbarkeit

Indem Sie die geplante Verfügbarkeit auf „Aktiviert“ setzen, haben eingeloggte Ärzte in ihrem Menü nun die Möglichkeit, unter dem Punkt „Geplante Verfügbarkeit“ eigene Zeitpläne zu definieren, an denen Sie vorhaben, online zu sein (siehe Geplante Verfügbarkeit definieren). Diese Verfügbarkeiten erscheinen dann automatisch auf Ihrer Praxis-Startseite (app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>), sodass für jeden Tag der Woche die Online-Sprechzeiten der Praxis aufgeführt sind. Diese entsprechen den akkumulierten Online-Sprechzeiten aller Ärzte.

Die eigentlichen Zeiträume tragen Ärzte separat ein, indem sie sich mit ihrem Arzt-Konto einloggen und den Menüpunkt „Geplante Verfügbarkeiten“ aufrufen. Dies ist gesondert unter Geplante Verfügbarkeiten erklärt.

Es gibt drei verschiedene Anzeigeoptionen, die im Folgenden erklärt werden. In der Regel ist es sinnvoll, alle drei Punkte zu aktivieren bzw. auszuwählen.

Ärzte automatisch als online anzeigen

Ist diese Einstellung aktiv, wird der Online-Status (siehe Online-Status ändern) eines Arztes während des definierten Zeitraums automatisch auf „online“ bzw. „sichtbar“ gesetzt und muss nicht manuell geändert werden. Diese Einstellung (und der Online-Zeitplan allgemein) ist hilfreich für Patienten, die gegebenenfalls unsicher sind, wenn „Kein Arzt online“ auf der Startseite angezeigt wird und sich deshalb nicht einwählen.

Kassen- und Privatärzte zusammenfassen

Ist diese Einstellung aktiv, werden die Verfügbarkeits-Zeiträume von Kassen- und reinen Privatärzten zusammengerechnet und ohne Zuordnung zum Versicherungstyp angezeigt.

Andererseits, wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Tabelle immer zweigeteilt und nach Versicherungstyp aufgeschlüsselt (auch wenn kein Privatarzt in der Praxis existiert) und es werden lediglich die Online-Zeiträume der entsprechenden Ärzte akkumuliert und angezeigt.

Diese Anzeigeoption zu deaktivieren, macht lediglich für reine Privatpraxen oder Praxen mit Kassen- und Privatärzten Sinn. Für Erstere ist dies besonders relevant, um zu signalisieren, dass GKV-Patienten bei ihnen nicht behandelt werden.

Ärzte zusätzlich einzeln auflisten

Ist diese Einstellung aktiv, werden nicht bloß die Sprechstunden der gesamten Praxis angezeigt, sondern der Patient hat zudem die Möglichkeit, in einem Auswahlfeld zwischen allen freigeschalteten Ärzten zu wählen und sich die Verfügbarkeit von ausschließlich einem Arzt anzeigen zu lassen.

Facharztportal

An dieser Stelle können Sie hinterlegen, ob das Facharztportal für Ihre Instanz aktiviert oder deaktiviert werden soll. Wenn Sie dieses Modul aktivieren, könne Ärzte in Ihren persönlichen Einstellungen freigeben, ob und wann Sie über das Facharztportal gefunden werden können.

Warteraum Verfügbarkeit

Die Warteraum-Verfügbarkeit definiert, ob der Warteraum verfügbar sein soll, auch wenn kein passender Arzt online ist. Alternativ können entsprechende Formulare und der Warteraum als nicht-zugänglich für Patienten geschaltet werden, sollte zu einer bestimmten Zeit kein entsprechender Arzt zur Verfügung stehen. Für diese Einstellung stehen Ihnen daher zwei Optionen zur Verfügung:

• Offenhalten (Standard): Der Warteraum ist stets geöffnet, Patienten können den Warteraum immer betreten. Alle aktiven Formulare sind stets verfügbar.
• Schließen: Der Warteraum ist geschlossen, falls kein passender Arzt online ist, um die entsprechende Anfrage bearbeiten zu können. Der Zugang zu allen Formularen, die zur Zeit nicht bearbeitet werden können, ist gesperrt.

Beispiele

Beispiel 1: Zur Zeit ist kein Arzt online.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Patienten können keine Formulare aufrufen und auch den Warteraum nicht betreten.

 Beispiel 2: Zur Zeit ist lediglich ein Privatarzt online, jedoch kein Kassenarzt.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Formulare für Kassenpatienten tauchen nun in der Formular-Auswahl nicht mehr auf. Stattdessen wird ein Hinweis angezeigt. Formulare für Privatpatienten bleiben erreichbar. Patienten, die zur Zeit bereits ein Kassenformular ausfüllen, bekommen eine Warnung und können den Warteraum nicht mehr betreten.

Beispiel 3: Zur Zeit ist ein Kassenarzt online.

• Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
• Schließen: Da Kassenärzte sowohl Kassen- als auch Privatpatienten versorgen, sind alle aktiven Formulare verfügbar und Patienten können den Warteraum betreten.

Bemerkungen

• Beachten Sie, dass ein Arzt auch aufgrund entsprechender geplanter Verfügbarkeiten als online gelten kann (siehe Geplante Verfügbarkeiten definieren).
• Wenn lediglich ein Privatarzt online ist, ist ein Formular, welches sowohl für Privatpatienten als auch für Kassenpatienten verfügbar ist, weiterhin aufrufbar. Beim Ausfüllen des Formulars wird einem Kassenpatienten jedoch ein Warnhinweis angezeigt und ihm der Zutritt zum Warteraum verwehrt.

Patienten und Konsilanfragen

Wenn Sie neben Patienten- auch Konsilanfragen bekommen, können Sie entscheiden, in welcher Form diese erscheinen. Sie haben die Möglichkeit, entweder beide Arten von Anfragen gemeinsam in einer Liste einzusehen, oder separate Listen für die entsprechenden Anfragen zu erstellen.

Formulare nach Versicherungsart splitten

Mit dieser Option kann eingestellt werden, ob öffentliche Patientenformulare auf Ihrer Instanz-/Praxis-Startseite nach Versicherungsart unterteilt werden sollen oder nicht. Falls aktiviert (Standard), wird der Patient im ersten Schritt auf der Startseite gefragt, ob er privat oder gesetzlich versichert ist und ihm abhängig von Ihren Formulareinstellungen (siehe Formulare) unterschiedliche Formulare angeboten. Falls Sie die Option deaktivieren, wird diese Unterscheidung auf der Startseite nicht mehr getroffen (sondern, falls konfiguriert, erst im eigentlichen Formular) und es werden dem Besucher alle öffentlichen Formulare angeboten, auch wenn einige davon gegebenenfalls nur für spezielle Versicherungsarten konfiguriert wurden.

Wann Sie diese Option aktiveren (bzw. aktiviert lassen) sollten

• Sie bieten unterschiedliche Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an.
• Sie wollen Patienten direkt auf der Startseite konkrete Sprechstundenpreise oder Preis-Informationen (z.B. „Abrechnung nach GOÄ“ oder „Keine Zuzahlung“ für GKV-Patienten) anzeigen.
• Sie bieten ausschließlich Sprechstunden für PKV-Patienten an und wollen GKV-Patienten direkt auf der Startseite anzeigen, dass Sie für diese entweder gar keine Sprechstunden anbieten oder diese entsprechend als Selbstzahlerleistung bezahlt werden müssen.

Wann Sie diese Option deaktivieren sollten

• Sie bieten exakt die gleichen Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an und wollen ersteren auf der Startseite keine Preisinformationen anzeigen.
• In Ihrem Land (insbesondere Schweiz oder Österreich) ist die deutsche Unterscheidung zwischen privat und gesetzlich Versicherten  nicht anwendbar. Deaktivieren Sie in diesem Falle bitte zudem die Erfassung von Versichertendaten (siehe Abschnitt „Personendaten“ unter Formulare).

Rechtliches

An dieser Stelle (Einstellungen → Grundeinstellungen → Rechtliches) können Sie Ihren Datenschutzbeauftragten, eine Einverständniserklärung und den Impressumzusatz eintragen.

Logo & Farben

Hier können Sie die Haupt- und Buttonfarben anpassen, die Farbe der Kopfzeile einstellen und ein Logo (quadratisch oder rechteckig) sowie einen Hintergrund für die Videosprechstunde einfügen.

E-Mail-Server

An diesem Punkt können Sie Ihren E-Mail-Ausgangsserver einstellen. Die Konfiguration dieses Mail-Servers ist notwendig, damit das System Benachrichtigungs-E-Mails an Patienten versenden kann. Dabei handelt es sich momentan um zwei verschiedene Arten von E-Mails:

• Benachrichtigung bei Beitritt in den Warteraum mit einem Link, um gegebenenfalls erneut beizutreten, falls der Browser aus Versehen geschlossen wurde
• Abschlussbestätigung nach Behandlung mit einer Zusammenfassung relevanter Sitzungsdaten

Sollte es sich bei Ihrem E-Mail-Host um einen bekannten Anbieter (z.B. Gmail, 1und1, etc.) handeln, dann können Sie die Serverdaten aus einer Liste vordefinierter Anbieter 1 auswählen und anschließend lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben.

Falls Ihr Host nicht in der Standardliste enthalten ist oder Sie einen eigenen Mail-Server nutzen (z.B. arzt@praxis-meier.de), dann erhalten Sie die nötigen Zugangs- und Serverdaten entweder aus Ihrem lokalen Mail-Programm (z.B. Apple Mail), von Ihrem Web-Provider oder Ihrem Praxis-Administrator. Patienten sehen beim Empfang lediglich den im Feld „Absender E-Mail-Adresse“ eingetragenen Wert. Drücken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Verbindung testen“, um die Einstellungen zu hinterlegen und eine Test-E-Mail an die eingetragene Empfänger-Adresse zu versenden. Haben Sie eine grüne Bestätigung erhalten 2, dann überprüfen Sie dort den Posteingang des Test-Empfängers. Ist dort eine Bestätigung der E-Mail-Servereinstellungen angekommen, ist der E-Mail-Server erfolgreich konfiguriert.

Hinweise zum Ausschluss häufiger Fehler

• Sind Sie bei dem Feld „Port“ unsicher oder erleben unerwartete Fehler, obwohl Sie den vermeintlich korrekten Port eingetragen haben? Probieren Sie jeden der folgenden Ports einmal aus, da es in 99% der Fälle einer dieser ist: 465, 587, 25.
• Bei einigen Anbietern (z.B. Gmail oder T-Online) ist es zusätzlich notwendig, dass Sie sich im jeweiligen Web-Interface anmelden und in den Einstellungen „Versand über SMTP“ aktivieren.
• War der Versand der Test-Mail erfolgreich, Sie haben jedoch keine E-Mail erhalten, so warten Sie einige Minuten und überprüfen Sie zudem Ihren Spam-Ordner.
• Überprüfen Sie, ob das eingegebene Passwort korrekt ist, indem Sie rechts im Passwort-Feld auf die Augen-Schaltfläche (durchgestrichen) klicken, um sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen.
• Sollte es sich bei Ihrem Benutzernamen nicht um eine E-Mail-Adresse handeln, so stellen Sie sicher, dass Sie die zugehörige E-Mail-Adresse im Feld „Absender E-Mail-Adresse“ eintragen.

tomedo® Kopplung

Hinweis: Diese Einstellung ist optional und nur für Nutzer unserer Arzt-Praxissoftware tomedo® relevant.

Die Kopplung wird derzeit noch von einem zollsoft Techniker durchgeführt. Wir arbeiten jedoch an einer einfacheren Bedienbarkeit, damit Sie die Kopplung mit wenigen Klicks selbst durchführen können.

Tipp: Sie können trotzdem bereits eine Test-Behandlung durchführen, auch ohne die tomedo® Anbindung, wenn Sie diese über den Browser ausprobieren.

Warten Sie noch auf die Vereinbarung eines Termins durch uns? Geben Sie einfach kurz unserem Support Bescheid.