Nutzerverwaltung

Registrierung

Um einen neuen Behandler anzulegen, müssen Sie sich auf die Login-Seite begeben. Sollten Sie noch eingeloggt sein, so können Sie über einen Klick auf Ihren Instanz-Namen oben links den Punkt „Abmelden“ wählen. Danach werden Sie automatisch auf die Login-Seite weitergeleitet.

Befinden Sie sich auf der Login-Seite, so müssen Sie auf die „Zur Registrierung“-Schaltfläche klicken, um das entsprechende Webformular zu öffnen. Dieses Formular gliedert sich in vier verschiedene Unterpunkte (Persönliches, Foto, Praxis, Account), welche alle korrekt ausgefüllt werden müssen, damit die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Hinweis: Alternativ können Sie die Login-Seite auch über den Link aus der Initialisierungs-Mail oder direkt über app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/login aufrufen. Ihre eindeutige Praxis-Kennung entspricht dabei dem Teil Ihres Praxis-Links nach app.arzt-direkt.de/ (z.B. Kennung: test-praxis, dann Link: app.arzt-direkt.de/test-praxis/login).

Persönliches

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Daten des Arztes eingetragen.

Bei der Art der Praktizierung 1 kann zwischen Kassenarzt und Privatarzt gewählt werden. Wichtig ist, dass Privatärzte später nur Selbstzahler oder Privatpatienten in der Sprechstunde aufrufen können. Kassenärzte müssen zusätzlich noch ihre LANR 2 eintragen. tomedo® Kunden können diese über die Nutzerverwaltung finden. Dazu gehen Sie in tomedo® zu Admin → Nutzer, wählen den entsprechenden Arzt aus und entnehmen dem „Arzt“-Tab die Nummer.

Zuletzt muss noch die Fachrichtung des Arztes 3 gewählt werden. Sollte ein Arzt mehrere Fachbereiche besitzen, so können diese im Feld „Sonstige Zusatzbezeichnungen“ ergänzt werden.

Hinweis: Der eingetragene Name des Arztes wird später dem Patienten beim Aufruf im Wartezimmer angezeigt, weshalb vor allem dort auf Rechtschreibfehler geachtet werden sollte.

Foto

An dieser Stelle kann ein Foto des Behandlers hinterlegt werden. Dieses wird den Patienten immer vor Beginn der Videosprechstunde angezeigt.

Sie können ein Bild von Ihrer Festplatte hochladen, solange es den gelisteten Einschränkungen entspricht, ein Bild mit der Kamera aufnehmen, oder die Fotoeinstellungen komplett überspringen.

In jedem Fall kann das Foto später in den Nutzereinstellungen des Arztes angepasst werden.

Praxis

Im dritten Formular werden die Kontaktdaten des Arztes hinterlegt. Standardmäßig werden alle Felder mit den hinterlegten Adressdaten der Instanz gefüllt. Sollte dies nicht gewünscht sein, so kann dies in den Allgemeinen Einstellungen in der Instanzverwaltung umgestellt werden.

Account

Im letzten Schritt der Registrierung müssen nun noch die Logindaten des Behandlers eingetragen werden. Entscheidend ist hierbei, dass für jeden Behandler eine eigene E-Mail-Adresse verwendet werden muss. Die E-Mail-Adresse, welche zur Registrierung der Instanz genutzt wurde, darf nicht zusätzlich für das Behandler Konto genutzt werden.

Hinweis: Diese E-Mail-Adresse wird dem Patienten niemals angezeigt.

Für das Behandler-Passwort gelten die gleichen Regeln wie für das Instanzverwaltungs-Passwort: Es muss mindestens 8 Zeichen lag sein, mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten.

Wurde alles korrekt ausgeführt, so können Sie über die „Registrierung abschicken“-Schaltfläche die Registrierung versenden. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern.

E-Mail-Adresse ist bei Registrierung des Arztes bereits vergeben?

Dies ist wahrscheinlich der Fall, weil Sie die E-Mail-Adresse bereits registriert haben. Versuchen Sie sich als Erstes mit der verwendeten E-Mail und dem dabei vergebenen Passwort anzumelden. Ist die Anmeldung erfolgreich, können Sie sich, insofern noch nicht geschehen, einen neuen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse zusenden lassen. Können Sie sich nicht einloggen, versuchen Sie, das Passwort des Accounts zurückzusetzen, indem Sie im Login-Fenster auf die Schaltfläche „Passwort vergessen?“ klicken.

Sollte der bestehende Account noch nicht freigeschaltet sein, können Sie alternativ versuchen, sich als Instanz-Verwalter einzuloggen. An dieser Stelle können Sie über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und ihn über die Aktions-Schaltfläche  manuell freischalten (siehe Ärzteverwaltung).

E-Mail validieren

Wurde die Registrierung erfolgreich abgeschlossen, wird eine automatische Validierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Sollte die E-Mail nicht in Ihrem Postfach angekommen sein, prüfen Sie bitte auch Ihren Spam Ordner.

Um die Validierung abzuschließen, muss lediglich auf den in der E-Mail hinterlegten Link geklickt werden. Im Anschluss öffnet sich eine Website, welche den erfolgreichen Abschluss der Validierung anzeigt.

Kein Zugriff auf das E-Mail Postfach des Arztes zur Bestätigung der Registrierung?

Sie können diesen Schritt einfach überspringen, indem Sie sich als Instanz-Verwalter anmelden, über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und diesen über die Aktions-Schaltfläche manuell freischalten (siehe Ärzteverwaltung).

Ihr Bestätigungslink ist abgelaufen?

So können Sie diesen einfach selbst neu versenden: Versuchen Sie sich als Erstes mit der verwendeten E-Mail und dem dabei vergebenen Passwort anzumelden. Ist die Anmeldung erfolgreich, können Sie sich, insofern noch nicht geschehen, einen neuen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse zusenden lassen.

Alternativ können Sie diesen Schritt einfach überspringen, indem Sie sich als Instanz-Verwalter anmelden, über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und diesen über die Aktions-Schaltfläche manuell freischalten (siehe Ärzteverwaltung).

Behandler freischalten

Bevor ein neu registrierter Account mit der Behandlung beginnen kann, muss er zunächst freigegeben werden. Dazu müssen Sie sich als Instanz-Verwaltung einloggen und über das Menü in die Ärzteverwaltung wechseln.

Hier wählen Sie den soeben validierten Behandler aus, indem Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken.

Auf der sich öffnenden Seite werden nochmal alle Daten, welche bei der Registrierung eingegeben wurden, angezeigt. Zur Freischaltung drücken Sie zuerst oben rechts auf die „Status ändern“-Schaltfläche 1. Dies öffnet ein modales Fenster im Vordergrund. Dort wählen Sie schließlich „Nutzer freischalten“ 2 aus und drücken auf „Status ändern“. Nach einer Sicherheitseingabe des Instanz-Verwaltungs-Passworts ist der Behandler dann berechtigt, Videosprechstunden mit Patienten durchzuführen.

Ärzteverwaltung

Ärzte-Übersicht

Um die Übersicht der Ärzteverwaltung zu erreichen, müssen Sie als Instanz-/Praxisverwalter angemeldet sein und im Menü Einstellungen → Grundeinstellungen → Nutzerverwaltung auswählen.

Die Tabelle mit allen Ärzten ist in drei Bereiche bzw. in den Status der Ärzte unterteilt. Diese Bereiche werden im Folgenden erklärt.

Status: „Ausstehend“

Diese Ansicht beinhaltet alle Ärzte, bei denen eine Aktion (Freischaltung/Ablehnung) durch den Instanz-Verwalter nötig ist. Dies ist entweder der Fall, sobald sich ein neuer Arzt registriert hat (siehe Behandler anlegen und freischalten) oder aber, wenn ein Arzt sein Passwort zurückgesetzt hat. Bei Letzterem ist aus Sicherheitsgründen eine erneute Freischaltung nötig.

Wie Sie eine solche Freischaltung oder Sperrung erteilen oder ändern, wird im nächsten Abschnitt „Ärzte-Detailansicht“ beschrieben.

Hinweis: Sobald der Arzt seine E-Mail-Adresse bestätigt, wird der Instanz-Verwalter über die ausstehende Freischaltung per E-Mail benachrichtigt.

Status: „Aktiviert“ (bzw. freigeschaltet)

Diese Ansicht beinhaltet alle freigeschalteten Ärzte. Diese sind zur Behandlung mittels der Videosprechstunde berechtigt und können sich einloggen sowie Patienten aufrufen.

Status: „Deaktiviert“ (bzw. abgelehnt)

Diese Ansicht beinhaltet alle gesperrten Ärzte, also die Ärzte, die nach der Registrierung keine Freischaltung erhalten haben oder denen im späteren Verlauf die Freischaltung entzogen wurde. Diese können sich weder einloggen noch Patienten zur Behandlung aufrufen.

Ärzte-Detailansicht

Sobald Sie auf einen Arzt in einer beliebigen Liste klicken, öffnet sich die Detail-Ansicht mit persönlichen, arzt- und praxis-spezifischen Informationen sowie einer Liste aller durchgeführten Sprechstunden.

Über der Bereichs-Navigation 1 befindet sich eine Statusleiste, die den aktuellen Arzt-Status 2 anzeigt. Außerdem können Sie alle Aktionen 3 sehen, die vom Instanz-Verwalter mit diesem Arzt durchgeführt werden können. Diese Aktionen sind je nach Status im folgenden Abschnitt beschrieben.

Ausführbare Aktionen

Hinweis: Zur Bestätigung dieser Aktionen muss das Instanz-Passwort eingegeben werden.

Für neu registrierte Ärzte, die ihre E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt haben:

• „Freischalten“ = Arzt freischalten/ablehnen
• „Neuen Verifizierungslink senden“ = Arzt erneuten E-Mail-Bestätigungslink senden

Für neu registrierte Ärzte, die ihre E-Mail-Adresse bereits erfolgreich bestätigt haben:

• „Freischalten“ = Arzt freischalten/ablehnen

Für aktivierte bzw. freigeschaltete Ärzte:

• „Freischaltung aufheben“ = Arzt deaktivieren bzw. ablehnen

Für deaktivierte bzw. abgelehnte Ärzte:

• „Freischalten“ = Arzt freischalten/ablehnen

Für Ärzte, die ihr Passwort zurückgesetzt haben und erneut bestätigt werden müssen:

• „Freischalten“ = Arzt freischalten/ablehnen