Terminartvoreinstellung

Über den Reiter „Online-Terminkalender“ erreichen Sie unter „Terminartvoreinstellung“ alle Einstellungen, die auf alle Terminarten angewendet werden können. Sie befinden sich bei Klick auf die Schaltfläche automatisch im ersten Reiter „Buchung“. Der Reiter „Darstellung“ wird im nachfolgenden Abschnitt erklärt.

Buchung

Im Reiter „Buchung“ können Sie alle generellen Einstellungen bezüglich der Buchung von Terminen hinterlegen.

Über die Zielgruppe können Sie festlegen, ob auch Neupatienten über Ihren Online-Terminkalender buchen können, oder ob alle Termine generell nur von Bestandspatienten gebucht werden dürfen. Die Patientenzuordnung bei tomedo® erfolgt dabei je nach den Einstellungen in tomedo® über Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Versichertenart und/oder E-Mail-Adresse.

Manuelle und automatische Terminbestätigung

Es besteht die Möglichkeit, dass Terminabfragen durch die Praxis manuell bestätigt werden müssen, statt über eine automatische Verfügbarkeitsprüfung zu laufen.

Dafür gibt es die Einstellung „Buchungsstrategie“. Dort können Sie für alle Terminarten eine manuelle Bestätigung hinterlegen.

Wenn diese Einstellung getroffen ist, bekommt der Patient beim Buchen eines solches Termins folgende E-Mail für die Buchungsanfrage:

Diese Anfrage wird daraufhin von der Praxis über tomedo® bearbeitet. Sie finden die Anfrage in der Inbox unter dem Punkt „Terminanfragen“.

An dieser Stelle können Sie die Anfrage bestätigen 1 oder ablehnen 2. Wird der Termin bestätigt, buchen Sie den Termin fest im Kalender ein. Sowohl die Praxis als auch der Patient erhalten eine Terminbestätigung per E-Mail. Bei Ablehnung erscheint automatisch ein Popup, in welchem Sie einen Ablehnungsgrund angeben können. Dieser Grund wird dem Patienten über die Ablehnungsmail weitergeleitet.

Über die weiteren Buttons 3 kann man die Terminanfrage direkt im Kalender öffnen, einen neuen Patienten mit den Angaben aus der Terminanfrage anlegen, sowie zu den Patientendetails und der Kartei wechseln, wenn bereits ein Patient zugeordnet wurde.

Historie

Des Weiteren haben Sie in der Inbox in tomedo® den Reiter „Historie“. Hier sehen Sie, welche Terminanfragen bestätigt oder abgelehnt wurden.

Die eingehenden Terminanfragen werden alle 5 Minuten in der Inbox aktualisiert.

Terminanfragen nach einer bestimmen Zeit automatisch zu- bzw. absagen

Terminanfragen in tomedo® können nach der eingestellten Zeit automatisch angenommen oder abgesagt werden. Diese Einstellung können Sie in tomedo® unter Admin → Kalender → arzt-direkt Instanzkonten bei „Globale Einstellungen“ vornehmen.

Darstellung

Unter dem Punkt „Darstellung“ finden Sie alle Einstellungen, die die Ansicht der Buchungsvorgänge für den Patienten betreffen.

Hier können Sie zum Beispiel hinterlegen, ob Terminarten auch angezeigt werden sollen, wenn keine Termine verfügbar sind und ob die Termindauer und der Arztname für den Patienten ersichtlich sind. Auch die Option, dass der Patient einen konkreten Arzt für seinen Termin auswählen kann, wird hier per Checkbox aktiviert oder deaktiviert.