Terminartenabhängige Einstellungen

Hinweis: Das Feld „Online-Name“ aus tomedo® wird im neuen Online-Terminkalender (OTK) nicht mehr verwendet. Der patientenseitige Anzeigename ist mit dem Namen der tomedo®-Terminsuche vorbefüllt und kann anschließend im Dashboard angepasst werden.

Unter Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten werden alle Terminarten angezeigt, die Sie als vordefinierte Suche in tomedo® aktiviert haben. Sie können individuell für jede Terminart andere Einstellungen vornehmen, z.B. wie viele Termine pro Tag dem Patienten maximal für die Terminart angezeigt werden sollen.

Sortierung der Terminarten

In der Übersicht der Terminart haben Sie die Möglichkeit, nach Terminarten zu suchen und die Übersicht durch einen Klick auf die Überschriften der Spalten zu sortieren. Des Weiteren kann eine Filterung nach Versicherungsart, Status und Typ (Einzeltermin, Kettermin) erfolgen. Die Spalte Status zeigt an, ob eine Terminart als aktiv, inaktiv oder für Zuweiser aktiv gesetzt wurde.

Um die Einstellungen einer Terminart anzupassen können Sie entweder durch Klick auf eine der Terminarten in die individuellen Einstellungen gelangen oder mehrere Terminarten gleichzeitig bearbeiten, indem Sie die Terminarten in der Spalte „Bearbeiten“ ankreuzen und anschließend auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken.

Hinweis: Wenn Sie einen Einzeltermin und einen Kettentermin gleichzeitig zur Bearbeitung auswählen, können nicht alle Einstellungen für alle gewählten Terminarten angewendet werden.

Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen der Terminart können Sie den Anzeigenamen und den Status anpassen. Erst wenn der Status auf „Aktiviert“ gesetzt wurde, ist diese Terminart im Online-Terminkalender für Patienten buchbar.

Auch Terminbeschreibungen und Hinweistexte können bei Bedarf hinzugefügt werden. In beiden Fällen öffnet sich automatisch ein Textfeld, sobald Sie die Checkboxen aktivieren. Außerdem können Sie an dieser Stelle die Buchungsstrategie (automatisch oder manuell) für die jeweilige Terminart hinterlegen und entscheiden, welche Versicherungstypen die Terminart buchen können.

Zuweisertermine

Um einen Zuweisertermin anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Schritt 1: Legen Sie in tomedo® gesonderte Ressourcen an, die Sie für Ihre Kollegen freigeben möchten. Alternativ können Sie auch vorhandene Ressourcen nutzen.
• Schritt 2: Erstellen Sie passende neue Terminsuchen. Es ist nicht möglich, eine Terminsuche für Patienten und Zuweiser zu verwenden. Hierfür müssen Sie die Terminsuche also zweimal anlegen.
• Schritt 3: Setzen Sie in arzt-direkt® in den Terminarten-Einstellungen des Online-Terminkalenders im Reiter „Allgemein“ den Status in arzt-direkt® auf „Nur Zuweiser“.

• Schritt 4: Klicken Sie in den Einstellungen des Terminkalenders auf die Schaltfläche „Einbettung“, wählen Sie den „Direktlinkgenerator“ und generieren Sie sich einen neuen Zuweiser-Link. Diesen Link können Sie nun an ausgewählte Kollegen versenden. Ihren Kollegen werden dann alle Termine angezeigt, die für Zuweiser freigegeben wurden. Es kann zu jeder Zeit ein neuer Link generiert werden. Der alte Link wird dadurch ungültig.

Sie können auch einen Code für die Einbettung als iFrame für die Zuweiser erhalten. Dafür müssen Sie lediglich den Code aus dem Reiter „Allgemein“ kopieren.

Darstellung und Bedienung

Die Einstellungen dieses Reiters betreffen die Ansicht der Terminart für den Patienten. So können Sie über die Anzeige von Termindauer oder Arztname entscheiden, einen individuellen Anzeigetext einstellen, wenn keine Termine verfügbar sind und entscheiden, wie viele maximal gleichzeitig angezeigte Termine pro Tag der Patient sehen soll.

Wenn Sie für eine Terminart eine Einstellung, die Sie in den globalen Einstellungen hinterlegt haben, verändern, so erscheint ein entsprechendes Symbol 1 auf der rechten Seite. Mit einem Klick darauf können Sie die Einstellung entsprechend der globalen Einstellung zurücksetzen.

Kettentermine

Ab tomedo® Version 1.135 können auch Kettentermine für die Onlineterminvergabe angeboten werden. In tomedo® gehen Sie dazu auf Admin → Kalender → Terminkettensuche-Favoriten und setzen Sie den Haken unter Sichtbarkeit in Onlinekalender für alle Onlinekalendermit denen die Kettensuche synchronisiert werden soll. Standardmäßig wird zudem die Option „Online auf eine Betriebsstätte begrenzen“ aktiviert. Dadurch dürfen alle Termine der Kette nur am gleichen Standort stattfinden.

In arzt-direkt® werden Terminketten durch ein Kettensymbol gekennzeichnet.

Sollten Sie in tomedo® eine Kette über mehrere Tage angelegt haben, können Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen. Dem Patienten werden nun automatisch alle Termine in der Buchungsstrecke angezeigt und er kann für jeden das passende Datum und die Uhrzeit wählen. Finden alle Termine jeweils am gleichen Tag statt, können Sie festlegen ob der Patient nur den ersten Termin selbst aussuchen darf oder jeden Termin einzeln.

Limitierungen

Terminarten abhängig vom Geburtsdatum des Patienten anzeigen lassen (Kinderarztmodul)

Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie zunächst unter Einstellungen → Online-Terminkalender → Allgemein die folgende Checkbox aktivieren:

Daraufhin können Sie in den Terminarten im Reiter „Limitierungen“ die folgenden Checkboxen aktivieren:

Sobald Sie diese beiden Häkchen gesetzt haben, können Sie die gewünschte Restriktion einstellen.

An dieser Stelle können Sie folgende Einstellungen hinterlegen:

• Restriktion: Jünger als, Älter als, Zeitspanne, keine Einschränkung
• Zeitraum: Jahr, Monat, Woche, Tag
• Schieberegler: Hier können Sie das gewünschte Alter bzw. den gewünschten Zeitraum einstellen.

Ein Fallbeispiel wären die U-Untersuchungen. Bei der U4 wäre etwa folgende Einstellung vorzunehmen:

Für den Checkup ab 60 Jahren wäre zum Beispiel diese Einstellung sinnvoll:

Weitere Beispiele finden Sie im Abschnitt Konfigurationsvorlagen für U-Untersuchungen

Konfigurationsvorlagen für U-Untersuchungen

Untersuchung	Regulär	Toleranzzeitraum
U2
U3
U4
U5
U6
U7
U7a
U8
U10
U11
J1

Buchungslimits für einzelne Terminarten

An dieser Stelle können Sie die Buchungslimits für die zugelassenen Versicherungstypen für die jeweilige Terminart einstellen. Die hier hinterlegten Einstellungen werden nur für die entsprechende Terminart verwendet und beeinflussen die globalen Einstellungen nicht.

Personenfragebogen

Spezielles Patientendatenformular für einzelne Terminarten

Terminspezifische Patientenformulare erlauben eine individuelle Anpassung der vom Patienten auszufüllenden Formulardaten. Wenn Sie also bestimmte Informationen nur bei einer bestimmten Terminart vom Patienten benötigen, können Sie das spezielle Patientendatenformular aktivieren und dort die passenden Abfragen konfigurieren.

Email-Inhalte

E-Mail Texte individuell gestalten

Über die E-Mail Texte können Sie entscheiden, ob Sie für die Terminart die globale E-Mail Vorlage verwenden oder einen benutzerdefinierten Inhalt einfügen möchten. Dabei kann für jede Terminart eine eigene, individuelle Terminbestätigung, Terminverschiebung und Stornierungs-E-Mail generiert werden. Aktivieren Sie dafür die Checkbox „Benutzerdefinierter Inhalt in Standardvorlage integrieren“. Anschließend können Sie zu der Standard E-Mail-Vorlage noch eigene Inhalte ergänzen. Über die „Vorschau“-Schaltfläche können Sie sich die E-Mail Vorlage anschauen.

Für die Vorlagen stehen die nachfolgenden Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Bedeutung
$patient_vorname$	Vorname des Patienten
$patient_nachname$	Nachname des Patienten
$patient_geb$	Geburtsdatum des Patienten
$patient_info$	Patientenangaben im Informationsfeld
$patient_telefon$	Telefonnummer des Patienten
$patient_email$	E-Mail-Adresse des Patienten
$patient_versicherungsname$	Versicherungsname des Patienten
$beginn$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe von Datum und Uhrzeit
$beginn_tag$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe des Datums
$beginn_zeit$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe der Uhrzeit
$ende$	Ende des gebuchten Termins, Angabe von Datum und Uhrzeit
$ende_tag$	Ende des gebuchten Termins, Angabe des Datums
$ende_zeit$	Ende des gebuchten Termins, Angabe der Uhrzeit
$length$	Dauer des Termins in Minuten
$taname$	Name der Terminart
$knames$	Namen der Kalender
$sname$	Praxisinterner Name der Terminsuche
$anames$	Namen der Ärzte
$tlname$	Name der Terminlokalität
$stornodatum$	Datum und Uhrzeit der Stornierung
$erstelltdatum$	Datum und Uhrzeit der Buchung
$booking_page$	Internetadresse zur Website der Buchungsbestätigung
$zusatz_information$	Patientenangaben in den benutzerdefinierten Feldern
$vss_link$	Link zum Betreten der Videosprechstunde mit vorbefüllten Patientendaten entsprechend dem gebuchten Onlinetermin
$initial_?$? = beginn, beginn_tag, beginn_zeit, ende, ende_tag, ende_zeit	Bei Verschiebung: wie ? aber für ursprünglichen Termin
$?_tomedo$? = beginn, beginn_tag, beginn_zeit, initial_beginn, initial_beginn_tag, initial_beginn_zeit	Wie ? aber ohne Vorlaufzeit
$begruendung$	Begründung der Praxis im Falle einer Terminabsage
$terminbeschreibung$	Beschreibung des Termins
$hinweistext$	Hinweistext des Termins

Zum Schluss kann zudem für jede Terminart ein E-Mail-Anhang hinterlegt werden. Klicken Sie dafür einfach auf „Datei hochladen“.

E-Mail für Terminerinnerungen für Onlinekalender individuell anpassen

Wie bei der E-Mail Terminbestätigung kann der Text auch bei der Terminerinnerung komplett individuell angelegt oder benutzerdefiniert in die Standardvorlage integriert werden.

Die Terminerinnung aus arzt-direkt wird verwendet, wenn Sie in tomedo® unter Admin → Kalender → Terminerinnerung unter „Erinnerungsmethoden“ die Option „arzt-direkt (OTK2)“ ausgewählt haben.

Extras

Dokumentenversand für Patienten

Der Dokumentenversand kann einzeln für jede Terminart erlaubt werden. Aktivieren Sie dafür die entsprechende Checkbox im Reiter „Extras“ unter „Dateianhang erlauben“.

Wenn der Versand erlaubt worden ist, können Ihre Patienten im Formular ein oder mehrere Dokumente hinzufügen.

Diese Dokumente werden im Anschluss in tomedo® an den dazugehörigen Termin angehängt. Die Dokumente können in dieser Ansicht angeschaut und mit einem Klick auf das Kartei-Symbol in der rechten Spalte 1 oder im unteren Reiter 2 in die Kartei übernommen werden.

In der Patientenkartei befindet sich anschließend ein neuer OTK-Eintrag. Pro Termin wird jeweils ein neuer Eintrag erstellt.

Tipp: Die Funktionen „Zuweisertermine“ und „Dokumentenversand“ können praktisch kombiniert werden, zum Beispiel, indem der Zuweiser direkt eine Überweisung hinterlegt.

Warteliste pro Terminart

Sie haben die Möglichkeit, für jede Terminart einzeln die Wartelistenfunktion zu aktivieren.

Wichtig: Bitte lassen Sie die Checkbox „Patient darf Termin verschieben“ (im Reiter „Limitierungen“) aktiv, da der Termin andernfalls trotz aktiver Wartelistenfunktion nicht mehr durch den Patienten verschoben werden kann.

Bei Buchungsabschluss kann der Patient zusätzlich eine Checkbox aktivieren, wenn er auf die Warteliste gesetzt und entsprechend über eventuell frühere Termine informiert werden möchte.

Sollte tatsächlich ein früherer Termin frei werden, erhält der Patient die folgende E-Mail:

An dieser Stelle kann der Patient auf „Verfügbare Termine ansehen“ klicken, um die genauen Termindetails einzusehen.

Der Patient kann außerdem sowohl über die E-Mail als auch über die Ansicht der freien Termine die Benachrichtigungen über die Schaltfläche „nicht mehr benachrichtigen“ deaktivieren.

Termin als Videosprechstunde

Wenn Sie direkt einstellen möchten, dass eine Terminart immer in Form einer Videosprechstunde abgehalten wird, so können Sie dies im Reiter „Extras“ über die Checkbox aktivieren. Es erscheint automatisch ein Auswahlmenü, in welchem Sie das entsprechend gwünschte Formular für die Videosprechstunde hinterlegen können. Mit der Auswahl „Ohne Fomular“ können Sie auch auf ein Formular für den Patienten verzichten.

Im Onlinekalender ist der Termin dann automatisch mit einem Kamera-Symbol versehen.

Wichtig: Die Terminbestätigung muss nicht verändert werden, es sei denn, Sie haben bei den E-Mail-Einstellungen den Haken bei „Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt“ gesetzt und verwenden nicht die Standardvorlage. In diesem Fall müssen Sie den Platzhalter $vss-link$ in die Vorlage einfügen.

Der Patient kann daraufhin über die Schaltfläche „zur Videosprechstunde“ in der E-Mail direkt in den Termin gelangen. Dort muss er seine Daten ergänzen, allerdings nicht alles komplett neu eingeben.

Internationalisierung

Hierzu gehen Sie zu Einstellungen → Grundeinstellungen → Sprachen und wählen die Sprachen aus, welche Sie für Ihre Patienten aktiv schalten möchten.

In den Einstellungen der Terminarten können Sie die Sprachen daraufhin für den Anzeigenamen, die Terminbeschreibung und die Hinweistexte einstellen.

Dazu müssen Sie lediglich auf der rechten Seite auf das entsprechende Sprachenkürzel klicken (z.B. „de“ für Deutsch oder „en“ für Englisch).

Im Falle des Anzeigenamen und Hinweistextes reicht es auch, wenn Sie auf das Feld klicken und dann die Sprache auswählen, für welche noch Übersetzungen eingetragen werden müssen.

Der Patient kann dann auf der Buchungsseite über einen Klick auf das Weltkugel-Symbol oben rechts eine Sprache auswählen.