Globale Termineinstellungen

Übersicht

Über den Reiter „Online-Terminkalender“ erreichen Sie unter „Terminartvoreinstellung“ alle Einstellungen, die auf alle Terminarten angewendet werden. Sie befinden sich bei Klick auf die Schaltfläche automatisch im ersten Reiter „Buchung“. Die Reiter „Darstellung“ und „Buchungslimits“ werden in den nachfolgenden Abschnitten ebenfalls erklärt.

Buchung

Im Reiter „Buchung“ können Sie alle generellen Einstellungen bezüglich der Buchung von Terminen hinterlegen.

Über die Zielgruppe können Sie festlegen, ob auch Neupatienten über Ihren Online-Terminkalender buchen können, oder ob alle Termine generell nur von Bestandspatienten gebucht werden dürfen. Die Patientenzuordnung bei tomedo® erfolgt dabei über die eingegebene E-Mail-Adresse und die Versichertenart.

Manuelle und automatische Terminbestätigung

Es besteht die Möglichkeit, dass Terminabfragen durch die Praxis manuell bestätigt werden müssen, statt über eine automatische Verfügbarkeitsprüfung zu laufen.

Dafür gibt es die Einstellung „Buchungsstrategie“. Dort können Sie für alle Terminarten eine manuelle Bestätigung hinterlegen.

Alternativ können Sie diese Einstellung auch nur für einzelne Terminarten vornehmen. Dazu klicken Sie im Einstellungs-Reiter „Online-Terminkalender“ auf die Schaltfläche „Terminarten“ und wählen dort für die jeweiligen Terminarten die Buchungsstrategie „Manuelle Bestätigung“.

Wenn diese Einstellung getroffen ist, bekommt der Patient beim Buchen eines solches Termins folgende E-Mail für die Buchungsanfrage:

Die folgende Benachrichtigung erhalten Sie als Praxis in diesem Fall:

Diese Anfrage wird daraufhin von der Praxis über tomedo® bearbeitet. Sie finden die Anfrage in der Inbox unter dem Punkt „OTK“.

An dieser Stelle stehen Ihnen drei Schaltflächen zur Verfügung, um die Terminanfrage zu bearbeiten.

Option 1: „Kalender öffnen“

In diesem Fall öffnet sich die Terminanfrage direkt in Ihrem Kalender. Es erscheint die folgende Ansicht:

Option 2: „Termin bestätigen“

Über diese Option bestätigen Sie die Terminanfrage und buchen den Termin fest im Kalender ein. Sowohl die Praxis als auch der Patient erhalten eine Terminbestätigung per E-Mail.

In diesem Fall erhält sowohl der Praxis als auch der Patient die Terminbestätigung per E-Mail.

Option 3: „Anfrage ablehnen“

Über diese Schaltfläche lehnen Sie die Buchungsanfrage ab. Es erscheint automatisch ein Popup, in welchem Sie einen Ablehnungsgrund angeben können. Dieser Grund wird dem Patienten über die Ablehnungsmail weitergeleitet.

Historie

Des Weiteren haben Sie in der Inbox in tomedo® den Reiter „Historie“. Hier sehen Sie, welche Terminanfragen bestätigt oder abgelehnt wurden.

Die eingehenden Terminanfragen werden alle 5 Minuten in der Inbox aktualisiert.

Terminanfragen nach einer bestimmen Zeit automatisch zu- bzw. absagen

Terminanfragen in tomedo® können nach der eingestellten Zeit automatisch angenommen oder abgesagt werden.

Diese Einstellung können Sie in tomedo® unter Admin → Kalender → Onlineterminkalender 2 unter dem Reiter „Globale Einstellungen“ tätigen.

Darstellung

Unter dem Punkt „Darstellung“ finden Sie alle Einstellungen, die die Ansicht der Buchungsvorgänge für den Patienten betreffen.

Hier können Sie zum Beispiel hinterlegen, ob Terminarten auch angezeigt werden sollen, wenn keine Termine verfügbar sind und ob die Termindauer und der Arztname für den Patienten ersichtlich sein soll. Auch die Option, dass der Patient einen konkreten Arzt für seinen Termin auswählen kann, wird hier per Checkbox aktiviert oder deaktiviert.

Buchungslimits

Diese Einstellung finden Sie in den globalen Einstellungen sowie der Terminarten-Konfiguration. Sie können für jeden Versicherungstyp ein eigenes Buchungslimit angeben oder, falls die Versichertenart nicht abgefragt wird, ein generelles Limit.

Aktivieren Sie das Buchungslimit pro Quartal für die Anzahl der Termine pro Patient. Sie können den entsprechenden Zeitraum auswählen, etwa 1 Quartal, 1 Jahr, 2 Jahre, etc.

Die Checkbox „Termin Mindestabstand aktivieren“ hinterlegt, dass ein zeitlicher Mindestabstand zwischen zwei gebuchten Terminen eingehalten werden muss. Im Beispiel ist dargestellt, dass ein Patient mindestens ein Quartal zwischen zwei Terminen einhalten muss. Sie können an dieser Stelle sowohl Quartale als auch Tage einstellen.

Wenn ein Patient dieses Limit überschreitet, kann dieser zwar erst einmal den Termin auswählen, erhält dann aber folgende Mail als Antwort: