Sonstige Einstellungen

Kategorien

Über Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten Kategorien können Sie einzelne Terminarten zu Kategorien zuordnen. Hierzu klicken Sie auf „Neue Kategorie hinzufügen“ und geben Sie der Kategorie einen Anzeigenamen sowie eine Beschreibung. Daraufhin wählen Sie die einzelnen Terminarten aus, die der Kategorie zugeordnet werden sollen.

Hinweis: Die gleiche Terminart kann mehreren Kategorien hinzugefügt werden oder auch in keiner Kategorie erscheinen.

Betriebsstätten

Hinweis: Die Einstellungen bezüglich der Betriebsstätten sind kompatibel mit tomedo® ab Version 1.111.

Ein Video zur Erklärung der Umstellung des Online-Terminkalenders für Multiserver und mehrere Betriebsstätten finden Sie hier.

Die Betriebsstätten-Option können Sie aktivieren, wenn Sie eine Praxis mit mehr als einer Betriebsstätte sind, damit der Patient vor der Terminauswahl direkt nur die Terminarten bzw. Kategorien sieht, die zu der ausgewählten Betriebsstätte passen. Dazu müssen Sie für die jeweilige Betriebsstätte  die Einstellung von „inaktiv“ auf „aktiv“ stellen.

Sie können pro Betriebsstätte die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse anpassen. Außerdem gelangen Sie über den Direktlink zur Buchungsstrecke dieser Betriebsstätte. Diesen Link können Sie dann auf der Betriebsstätten-spezifischen Homepage einbinden.

Symbole der Betriebsstätten

Für jede angelegte Betriebsstätte finden Sie zwei verschiedene Symbole rechts neben dem entsprechenden Namen.

Das erste Symbol, in Form einer Tür, zeigt an, ob die Betriebsstätte mit einer Lokalität in tomedo® verknüpft ist.

Anhand der Zahl im blauen Kreis sehen Sie die Anzahl der Terminlokalitäten in arzt-direkt®, die mit dieser Betriebsstätte verknüpft sind. Dies sollte der Anzahl der mit der Betriebsstätte verknüpften Terminlokalitäten in tomedo® entsprechen. Ist hier ein Ausrufezeichen zu sehen (also 0 verknüpfte Lokalitäten), kann unter dieser Betriebsstätte kein Termin gefunden werden.

Das zweite Symbol, in Form eines Dokuments, zeigt an, ob an dieser Betriebsstätte zurzeit überhaupt Terminarten zur Verfügung stehen. Dabei entspricht die Zahl im blauen Kreis der Anzahl an Terminarten bzw. Terminsuchen (in tomedo®), für welche an dieser Betriebsstätte zum aktuellen Zeitpunkt ein freier Termin gefunden werden kann. Wird an dieser Stelle eine 0 angezeigt, kann kein Termin an dieser Betriebsstätte gebucht werden. Da sich dies aber nur auf den aktuellen Zeitpunkt bezieht, kann dies auch bedeuten, dass alle Termine momentan ausgebucht sind.

Anpassungen in tomedo®

Des Weiteren müssen Sie vor der Benutzung noch einige Anpassungen in tomedo® vornehmen.

Schritt 1: Prüfen Sie unter Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten, ob die Adresse der Betriebsstätte korrekt eingetragen ist.

Schritt 2: Die Betriebsstätte muss einer Terminlokalität zugeordnet sein. Das entsprechende Fenster erreichen Sie über Admin → Kalender → Lokalitäten. Dort müssen Sie für die Behandlungsorte Lokalitäten anlegen und diese mit einer Betriebsstätte verknüpfen.

Schritt 3: Unter Admin → Kalender → Ressourcen müssen die Ressourcen mit der entsprechenden Terminlokalität verknüpfen werden.

Ansicht auf Buchungsseite mit Betriebsstätten-Auswahl

• Anzeige aller Standorte mit Adresse und einem Ausschnitt aus Google Maps

• Bei der Terminauswahl wird oben die Terminart und die ausgewählte Betriebsstätte angezeigt

• Terminbenachrichtigungsmail an die Praxis inklusive Betriebsstätten und Terminlokalitäten

• Terminbestätigung an den Patienten mit Adresse (aus der Betriebsstätte) und dem Behandlungsort (aus der Terminlokalitätsbeschreibung)

Multiserver-Betrieb

Hinweis: Diese Funktion ist ab tomedo® Version 1.117 ohne weitere Einstellung nutzbar.

Anpassungen bzw. Erweiterungen der Standard-E-Mail Vorlage der Terminbestätigung, Terminverschiebung oder Terminstornierung

Klicken Sie auf Einstellungen → Online-Terminkalender → E-Mails, um die Standard-E-Mail Vorlagen um Ihre eigenen, benutzerdefinierten Inhalte zu erweitern.

Dazu müssen Sie unter dem Reiter „E-Mails an den Patienten“ die gewünschte Kategorie (z.B. „Terminerinnerung“) auswählen, die Checkboxen „Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt“ und „Benutzerdefinierten Inhalt in Standardvorlage integrieren“ aktivieren. Um terminspezifische Informationen wie zum Beispiel Startzeit, Dauer und Terminart zu übernehmen, geben Sie $ ein um eine Liste aller verfügbaren Platzhalter anzuzeigen. Die Bedeutung jedes Platzhalters wird im Abschnitt E-Mail Texte individuell gestalten beschrieben.

Diese Einstellungen ist auch terminartenabhängig möglich.

E-Mail-Server

Optional kann die Praxis unter Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail-Server einen eigenen E-Mail-Server einrichten. Dies ist nützlich, wenn Sie als Praxis gerne eine eigene Absenderadresse verwenden möchten. Standardmäßig erfolgt der E-Mail-Versand über die Adresse noreply@arzt-direkt.com. Hier werden dem Patienten keine Antwortmöglichkeiten per E-Mail eingeräumt.

Damit der Patient auf Ihre E-Mail antworten kann, müssen Sie über Einstellungen → Online-Terminkalender → E-Mails prüfen, dass Sie eine „Reply-To E-Mail-Adresse“ eingegeben haben.

Betrieb

Für Patienten ist der neue Online-Terminkalender unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/booking erreichbar.

Für die EInbindung als iFrame finden Sie einen Beispielcode im Reiter Online-Terminkalender → Einbettung.

Versicherung

Im Reiter „Versicherung“ können Sie entscheiden, ob ein Patient zuerst nach seiner Versichertenart gefragt wird. Für jede aktivierte Versicherungsart kann ein Warntext konfiguriert werden, falls keine Termine verfügbar sind.

Personendatenformular

Im Reiter „Personendatenformular“ befindet sich die Konfiguration des Patientenformulars. Dort legen Sie fest, welche Daten die Patienten vor der Terminbuchung angeben müssen und können Praxiseigene Textfelder definieren, die ab tomedo® Version 1.111 auch in die Termininfo im tomedo® Kalender übernommen werden.

Termininfos über separate Schaltfläche

Ab tomedo® Version 1.116 finden Sie in tomedo® die Termininfos über eine separate Schaltfläche.

Das Feld aus dem Patientendatenformular erscheint weiterhin auch in der Termininfo-Box. Die Zusatzinformationen (wie z.B. weitere zusätzliche Felder) finden Sie allerdings in der Terminansicht nicht mehr in der Info, sondern über folgendes Symbol:

Direktlink-Generator

Über Einstellungen → Online-Terminkalender → Einbettung → Direktlinkgenerator können Sie für Terminarten in Kombination mit der Kategorie, Betriebsstätte (wenn aktiv), Vorauswahl von Versicherungsarten, Anzeigesprache und Patientenstatus (Voraussetzung: Bestandspatientenabfrage ist aktiviert) Direktlinks generieren und abspeichern. Dies ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie spezielle Termine gesondert auf der Homepage per Direktlink einbinden möchten.

Des Weiteren können Sie eine beliebige Anzahl an Zuweiserlinks erstellen, um Terminarten die für Zuweiser bestimmt sind an Ihre Fachkollegen weiter zu geben. Beachten Sie hierfür bitte die Hinweise im Abschnitt Zuweisertermine.

Unter Einbettung → Allgemein finden Sie zudem Beispiele für die Einbettung des Onlineterminkalenders als iFrame oder als native Einbettung auf Ihrer Praxis-Website.