E-Mails

Konfiguration des E-Mail Servers

Bei Bedarf können Sie unter Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail Server einen eigenen E-Mail-Server einrichten. Dies ist nützlich, wenn Sie als Praxis gerne eine eigene Absenderadresse verwenden möchten. Standardmäßig erfolgt der E-Mail-Versand über die Adresse noreply@arzt-direkt.com. Hier werden dem Patienten keine Antwortmöglichkeiten per E-Mail eingeräumt.

Wichtiger Hinweis: Je nach Vertragsbedingungen Ihres E-Mail-Kontos kann, durch ein hohes Versandaufkommen von E-Mails durch den Onlineterminkalender, ein Versandlimit für das Konto erreicht werden. Geschieht dies, können für einen bestimmten Zeitraum keine E-Mails mehr durch arzt-direkt® versendet werden. Um dies zu verhindern, können Sie die Anzahl der versendeten E-Mails verringern indem Sie bestimmte E-Mails an die Praxis deaktivieren. Wechseln Sie dazu in die Einstellungen des Onlineterminkalenders in den Bereich E-Mails → E-Mails an die Praxis und deaktivieren Sie den entsprechenden Versand.

Damit der Patient auf Ihre E-Mail antworten kann, müssen Sie über Einstellungen → Online-Terminkalender → E-Mails prüfen, dass Sie eine „Reply-To E-Mail-Adresse“ eingegeben haben.

Konfiguration der E-Mails

In den E-Mail Einstellungen des Online-Terminkalenders können die zum Versand und Empfang verwendeten E-Mail Adressen angepasst werden. Des Weiteren können die häufigsten E-Mail Vorlagen individuell angepasst werden.

Im Reiter Allgemein kann zudem festgelegt werden, ob E-Mails an die Praxisadresse gesendet werden, wenn ein durch einen Patienten gebuchter Termin abgelehnt wurde. Dies gilt jedoch nur für Buchungen die keine Terminlimits verletzt haben.

E-Mail Texte individuell gestalten

In den Reitern E-Mails an den Patienten und E-Mails an die Praxis lassen sich die globalen E-Mail Vorlagen für alle Terminarten konfigurieren. Alternativ können für jede Terminart individuell angepasste E-Mail Vorlagen verwendet werden. Schauen Sie dazu auch in das zugehörige Kapitel.

Konfiguriert werden können die Vorlagen für Terminbestätigung, -verschiebung, -absage und -erinnerung. Um den Text der Vorlage anzupassen aktivieren Sie die Checkbox „Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt“. Wenn Sie lediglich für die Standardvorlage weiteren Text hinzufügen möchten, setzen Sie zusätzlich die Option „Benutzerdefinierten Inhalt in Standardvorlage integrieren“. Analog zur Einstellung des globalen Infotextes können Sie nun entscheiden, ob Sie den Text- oder html-Modus des Editors nutzen möchten. Für den Text stehen mehrere Platzhalter zur Verfügung die im Abschnitt Verfügbare Platzhalter aufgelistet werden. Nach dem Speichern der Änderungen können Sie sich über die „Vorschau“-Schaltfläche die E-Mail Vorlage anschauen. Alle Texte können in mehreren Sprachen bereit gestellt werden. Wählen Sie dazu das jeweilige Sprachkürzel am Rand des zugehörigen Textfeldes. Weitere Informationen zur Bereitstellung der verfügbaren Sprachen finden Sie im Kapitel Internationalisierung.

Standardmäßig wird an die E-Mails der Patienten eine iCal-Datei mit den jeweiligen Termindaten angehängt. Dies ermöglicht es Ihren Patienten den gebuchten Termin schnell und unkompliziert in den eigenen Kalender einzutragen. Bei Bedarf kann der Versand dieser Datei auch deaktiviert werden.

Bei E-Mails an die Praxis gibt es zudem die Möglichkeit Nachrichten zu versenden, wenn Terminänderungen durch Mitarbeiter der Praxis erfolgen. Zudem können die Daten die der Patient in das Formularfeld „Patienteninformationen“ einträgt in den E-Mails dargestellt werden.

Hinweis: Um Terminerinnerungen zu versenden muss die Terminerinnerung in tomedo® passend konfiguriert sein. Schauen Sie dafür in den Abschnitt E-Mail für Terminerinnerungen anpassen.

Verfügbare Platzhalter

Für die E-Mail Vorlagen stehen die nachfolgenden Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Bedeutung
$patient_vorname$	Vorname des Patienten
$patient_nachname$	Nachname des Patienten
$patient_geb$	Geburtsdatum des Patienten
$patient_info$	Patientenangaben im Informationsfeld
$patient_telefon$	Telefonnummer des Patienten
$patient_email$	E-Mail-Adresse des Patienten
$patient_versicherungsname$	Versicherungsname des Patienten
$beginn$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe von Datum und Uhrzeit
$beginn_tag$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe des Datums
$beginn_zeit$	Beginn des gebuchten Termins, Angabe der Uhrzeit
$ende$	Ende des gebuchten Termins, Angabe von Datum und Uhrzeit
$ende_tag$	Ende des gebuchten Termins, Angabe des Datums
$ende_zeit$	Ende des gebuchten Termins, Angabe der Uhrzeit
$length$	Dauer des Termins in Minuten
$taname$	Name der Terminart
$knames$	Namen der Kalender
$sname$	Praxisinterner Name der Terminsuche
$anames$	Namen der Ärzte
$tlnames$	Name der Terminlokalität
$stornodatum$	Datum und Uhrzeit der Stornierung
$erstelltdatum$	Datum und Uhrzeit der Buchung
$booking_page$	Link zur Editierseite des Termins (Button „Termin Bearbeiten“)
$zusatz_information$	Patientenangaben in den benutzerdefinierten Feldern
$vss_link$	Link zum Betreten der Videosprechstunde mit vorbefüllten Patientendaten entsprechend dem gebuchten Onlinetermin
$initial_?$ mit ? = beginn, beginn_tag, beginn_zeit, ende, ende_tag, ende_zeit	Bei Verschiebung: wie Befehl? aber für ursprünglichen Termin
$?_tomedo$ mit ? = beginn, beginn_tag, beginn_zeit, initial_beginn, initial_beginn_tag, initial_beginn_zeit	Wie Befehl ? aber ohne Vorlaufzeit
$begruendung$	Begründung der Praxis im Falle einer Terminabsage
$terminbeschreibung$	Beschreibung des Termins
$hinweistext$	Hinweistext des Termins

E-Mail für Terminerinnerungen anpassen

Analog zur E-Mail Terminbestätigung kann der Text auch bei der Terminerinnerung komplett individuell angelegt oder benutzerdefiniert in die Standardvorlage integriert werden.

Die Terminerinnung aus arzt-direkt® wird verwendet, wenn Sie in tomedo® unter Admin → Kalender → Terminerinnerung unter „Erinnerungsmethoden“ die Option „OTK E-Mail“ ausgewählt haben. Nähere Informationen zur Konfiguration von Terminerinnerungen erhalten Sie im Handbuch von tomedo®.