Allgemeine Einstellungen

Unter Einstellungen → Online-Terminkalender → Allgemeine Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, diverse grundlegende Einstellungen für Ihren Online-Terminkalender zu hinterlegen. Die Einstellungen werden unterteilt in die Bereiche „Allgemein“ und „Buchungslimits“, die nachfolgend näher erläutert werden.

Reiter Allgemein

Hier sehen Sie im oberen Bereich die grundlegenden Statusinformationen. D.h. wann der letzte Abgleich mit tomedo® stattfand und mit welcher Version von tomedo®. Es kann eingestellt werden, welcher Wochentag im Kalenderfenster als erster Wochentag angezeigt wird. Standardmäßig ist dies der Montag. Zudem kann bei Bedarf die Zeitzone angepasst werden. Die Zeitzone definiert welche Zeit in den E-Mails an Ihre Patienten stehen. Wenn sich Ihre Praxis nicht in der Standardzeitzone befindet, sollten Sie dies hier anpassen damit Ihre Patienten keine falschen Informationen über die gebuchten Termine erhalten.

 

Sie können außerdem die Anzeige, die erscheint, wenn keine Termine verfügbar sind, anpassen. Diese Anzeige ist standardmäßig auf „Derzeit sind keine Termine freigegeben“ eingestellt.

Hinweis: Um Texte in verschiedenen Sprachen zu hinterlegen, muss zunächst die Sprachauswahl für die Patienten aktiviert werden. Wechseln Sie dazu nach Einstellungen → Grundeinstellungen → Sprachen. Hier kann die für Ihre Patienten angezeigte Standardsprache geändert werden sowie die weiteren zur Auswahl stehenden Sprachen. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Internationalisierung.

Weiterleitung und globaler Infotext

Wenn erfolgreich eine Buchung abgeschlossen wurde, wird man auf die Seite https://app.arzt-direkt.det/<Praxis-Kennung>/booking/result weitergeleitet. Wenn Sie möchten, dass Ihre Patienten z.B. auf Ihre Praxiswebsite weitergeleitet werden, können Sie die Checkbox „Weiterleitung nach Buchungsvorgang aktivieren“ setzen und die gewünschte Adresse eintragen. Bei Bedarf kann für jede Sprache eine eigene Adresse hinterlegt werden.

Sie können des Weiteren einen Infotext für Ihre Patienten einblenden, welcher beim Aufruf des Onlinekalenders als erstes angezeigt wird. Der Text kann wieder in mehreren Sprachen angegeben werden. Zudem können Sie mehrere vordefinierte Textformatierungen verwenden. Falls komplexere Formatierungen gewünscht sind kann in den html-Modus umgeschalten werden. Hier können Sie die Anzeige im html-Code ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf den Speichern-Button. Nun können Sie sich die den Text durch Klick auf den Button „Vorschau“ anzeigen lassen.

Der obige Text sieht aus Patientensicht wie nachfolgend dargestellt aus:

Weitere Einstellungen

Zusätzlich zu diesen häufig verwendeten Einstellungen gibt es noch weitere die nachfolgend erläutert werden.

Betriebsstätten

Wenn Ihre Praxis aus mehreren Betriebsstätten besteht, können Sie Ihren Patienten die Auswahl der Betriebsstätte ermöglichen in welcher der Termin gebucht werden soll. Die Voraussetzung dafür ist, dass jeder Termin mit einer Terminlokalität verknüpft ist. Nach der Aktivierung 1 können Sie festlegen welche Betriebsstätten angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Genauere Angaben finden Sie im Kapitel Betriebsstätten.

Neu-/Bestandspatienten

Möchten Sie unterschiedliche Termine für Neu- und Bestandspatienten anbieten, existiert die Einstellung „Bestandspatientenabfrage aktivieren“ 2. Dadurch müssen Patienten vor der Terminwahl angeben, ob sie Bestands- oder Neupatienten sind.

 

In den Einstellungen der einzelnen Terminarten legen Sieanschließend im Bereich Limitierungen fest, für welche Zielgruppe welche Terminarten sichtbar sein sollen.

Abfrage des Geburtsdatums

Die Abfrage des Geburtsdatums 3 ist notwendig um die Auswahl der buchbaren Termine anhand des Geburtsdatums einschränken zu können. Diese Einstellung erlaubt als Beispiel die Konfiguration der Termine für U-Untersuchungen. Dazu gibt der Patient vor der Auswahl der Terminart sein Geburtsdatum an, woraufhin nur gültige Terminarten und Terminzeitslots angeboten werden. Nähere Informationen erhalten Sie hier.

Inkognito Modus

Der Inkognito-Modus 4 verhindert, dass in terminbezogenen E-Mails an Ihre Patienten keine Personen- oder Praxisdaten übermittelt werden. Die Patienten sind damit nicht mehr in der Lage einen Termin online zu verschieben. Er kann lediglich storniert werden.

Online-Terminkalender verlinken

Wenn Sie den Haken „OTK auf arzt-direkt Seite der Praxis verlinken“ 5 aktivieren, dann kann der Patient über Ihre URL Adresse https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung> direkt per Schaltfläche auf Ihren Onlinekalender gelangen.

Reiter Buchungslimits

Diese Einstellung finden Sie in den globalen Einstellungen sowie der Terminarten-Konfiguration. Sie können für jeden Versicherungstyp ein eigenes Buchungslimit angeben oder, falls die Versichertenart nicht abgefragt wird, ein generelles Limit.

Aktivieren Sie das Buchungslimit pro Quartal für die Anzahl der Termine pro Patient. Sie können den entsprechenden Zeitraum auswählen, etwa 1 Quartal, 1 Jahr, 2 Jahre, etc.

Die Checkbox „Termin Mindestabstand aktivieren“ hinterlegt, dass ein zeitlicher Mindestabstand zwischen zwei gebuchten Terminen eingehalten werden muss. Im Beispiel ist dargestellt, dass ein Patient mindestens ein Quartal zwischen zwei Terminen einhalten muss. Sie können an dieser Stelle sowohl Quartale als auch Tage einstellen.

Wenn ein Patient dieses Limit überschreitet, kann dieser zwar erst einmal den Termin auswählen, erhält dann aber folgende Mail als Antwort: