Zahlungsübersicht

Die Zahlungsübersicht erreichen Sie über das Menü in der Seitenleiste. Sobald die ersten Zahlungen erfolgt sind, sehen Sie in dieser Übersicht den Status jeder Zahlung. Ein oranger oder grüner Haken steht dabei für eine angefragte bzw. erfolgte Zahlung, ein Kreditkartensymbol kennzeichnet die wöchentliche Auszahlung auf das Verrechnungskonto. Der Transaktionstyp zeigt an ob es sich um eine Bankauszahlung, Vor-Ort-Zahlung oder Online-Zahlung handelt. Wenn zudem die Zahlung mit einer Patientenkartei in tomedo verknüpft ist, sehen Sie die Patientenangaben und ggf. die Rechnungsnummer der diese Zahlung zugeordnet wurde. Die Übersicht kann auch als csv-Datei exportiert werden. Scrollen Sie dafür auf der Seite nach unten und klicken Sie auf „CSV herunterladen“. Durch Klick auf den rechts stehenden Pfeil, können Sie wählen ob in der zu exportierenden Datei als Trennzeichen ein Komma ‚,‘ oder Semikolon ‚;‘ verwendet werden soll. Standardmäßig erfolgt die Ausgabe mit dem Kommasymbol ‚,‘.

Die Spalte „Zahlung initiiert“ zeigt das Datum zu dem die (Vor-Ort- oder Online-) Zahlung bei. Bezahldienstleister eingegangen sind. Die Spalte „Datum (Valuta)“ zeigt das Datum des Zahlungsein- und ausgangs auf dem Verrechnungskonto. Dieses Datum liegt in der Regel 2 Werktage nachdem eine Zahlung initiiert wurde.

Wird ein Online-Termin mit Bezahlung durch einen Patienten storniert, erscheint der zu erstattende Betrag in der Übersicht im Reiter „Erstattung“.

Ablauf einer Transaktion

Nachdem eine Zahlung für einen Onlinetermin oder vor Ort an einem Zahlungsterminal erfolgt ist, dauert es in der Regel mehrere Tage bis das Geld auf dem in der Konfiguration hinterlegten Konto ein- bzw. ausgegangen ist. In diesem Abschnitt wird beschrieben wie der zeitliche Ablauf ist.

1. Einen Tag nachdem eine Zahlung beim Bezahldienstleister eingegangen ist, wird die Transaktionsübersicht aktualisiert. Handelt es sich um die Bezahlung eines Onlinetermins fehlen Rechnungs- und Patientennummer. Der Patientenname wird direkt ergänzt und der Status aktualisiert. Handelt es sich um eine Vor-Ort Zahlung einer Rechnung in tomedo®, werden Rechnungs-, Patientennummer und Patientenname ergänzt.
2. Die Banken lösen die Transaktionen in der Regel nach 2 Werktagen aus. Nach dieser Zeit wird das Geld auf das Verrechnungskonto überwiesen.
3. Die Auszahlung des Geldes vom Verrechnungskonto auf das hinterlegte Konto des Unternehmen erfolgt einmal wöchentlich, jeweils am Montag. Dabei wird nur das Geld überwiesen, dass oberhalb des angegebenen minimalen Restguthabens (50,-€/CHF, 100,-€/CHF oder 150,-€/CHF) liegt. Vor einer Auszahlung muss außerdem der auszahlende Betrag überschritten werden. Dieser liegt stets 50,-€/CHF oberhalb des minimalen Restguthaben.

Hinweis: Am Ende jedes Quartals erhalten Sie von zollsoft GmbH eine Rechnung mit einer Übersicht darüber, wieviele Transaktionen getätigt wurden, wie hoch die insgesamt einbehaltenen Gebühren waren und dem Betrag der noch fälligen USt.

Rückerstattung veranlassen

Eine Rückerstattung des bezahlten Geldes ist möglich, sobald eine Vor-Or- oder Online-Zahlung erfolgreich abgeschlossen ist oder ein bezahlter Termin storniert wurde. Um eine Zahlung zu erstatten klicken Sie auf den zu erstattenden Eintrag und nun auf den Button „Neue (Teil-)Erstattung“. Damit öffnet sich das nachfolgende Fenster.

Hier können Sie zunächst wählen ob der Betrag vollständig oder nur teilweise erstattet werden soll. Wenn Sie sich für einen Teilbetrag entscheiden, kann der Betrag prozentual oder direkt angegeben werden. Durch Klick auf das Pfeilsymbol wird erneut der volle Betrag vorausgewählt. Die Angabe 100% bezieht sich hierbei immer auf den aktuell noch verbleibenden Betrag. Falls mehrere Teilerstattungen erfolgen, ist dies demnach nicht der ursprüngliche Gesamtbetrag. Zusätzlich kann ein Erstattungsgrund angegeben werden. Dieser erscheint auf der Auszahlung für den Patienten und kann nachträglich auch in der Zahlungsübersicht eingesehen werden.

Um die Erstattung auszulösen, bestätigen Sie die Korrektheit aller Angaben und wählen Sie „Betrag erstatten“. Damit wird die Erstattung initiiert und es erscheint ein Eintrag in den Transaktionsdetails. Darin sind jeweils Datum, Transaktionsnummer, Transaktionsstatus, erstatteter Betrag und ggf. der Erstattungsgrund ersichtlich. Es können beliebig viele Teilerstattungen ausgeführt werden, solange bis der Gesamtbetrag zurück erstattet wurde. Bitte beachten Sie dabei, dass bei jeder Transaktion auch Transaktionsgebühren fällig sind.

Wird ein Termin durch den Patienten storniert, werden Praxis und Patient über die ausstehende Zahlung per E-Mail informiert. Um die Erstattung auszulösen wechseln Sie in diesem Fall in den Reiter „Erstattungsanfragen“ und wählen Sie die zu erstattende Transaktion aus. Der Vorgang ist identisch zu dem zuvor beschriebenen Verhalten.