Konfiguration

Onboarding

Um arzt-direkt.Pay verwenden zu können, müssen Sie zunächst das Modul aktivieren. Wechseln Sie dazu in den Einstellungen in den Reiter Grundeinstellungen und klicken Sie auf die Kachel „arzt-direkt.Pay“. Es öffnet sich eine Übersicht der entstehenden Kosten und durch Klick auf den Button „arzt-direkt.Pay aktivieren“, aktivieren Sie das Modul.

Nun werden Sie in mehreren Schritten durch die Konfiguration des Onboarding-Prozesses geleitet. Während dessen registrieren Sie Ihr Unternehmen / Ihre Praxis für Zahlungsanweisungen bei dem Zahlungsdienstleister Adyen.

Hinweise:

• Bevor Sie einen Schritt durch Klick auf den Weiter-Button beenden überprüfen Sie noch einmal alle Angaben auf Gültigkeit. Sie können anschließend nicht mehr zu einem vorhergehenden Schritt zurück um Angaben zu ändern. Sollte dies dennoch nötig sein, kontaktieren Sie bitte den Support. Am Ende des Prozesses erfolgt eine abschließende Verifizierung aller eingegebenen Daten durch Adyen®. Dieser Prozess kann unter Umständen einige Tage in Anspruch nehmen.
• Halten Sie bitte vor Beginn der Konfiguration ein Ausweisdokument für den Praxisinhaber bzw. bei einer Organisation für jeden Entscheidungsträger bereit.
• Ebenso wird ein Kontoauszug oder ein ähnliches Bankdokument für das anzugebende Konto benötigt.
• Im Falle einer Organisation wird zwingend die Handelsregisternummer benötigt.

Im ersten Schritt wählen Sie die grundlegende Unternehmensform. Für eine einzelne Praxis wählen Sie „Einzelunternehmen“, für einen Praxisverbund wählen Sie „Organisation“. Nachfolgend wird die Konfiguration anhand eines Einzelunternehmens erläutert. Die Konfigurationen einer Organisation erfolgt analog.

ACHTUNG: Diese Angabe kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte überprüfen Sie vor dem Abschluss des ersten Schrittes ob die richtige Unternehmensform ausgewählt wurde.

Geben Sie nun die notwendigen Angaben des Unternehmens sowie die persönlichen Daten des Unternehmensinhabers ein und klicken Sie nach anschließender Überprüfung auf „Weiter“. Im Falle einer Organisation müssen alle Entscheidungsträger angegeben werden.

ACHTUNG: Wenn Sie keine Handelsregisternummer besitzen, wählen Sie die Unternehmensform „Einzelunternehmen“.

Hinweis: Das Feld Namenszusatz ist optional und kann z.B die Herkunft oder einen Adelstitel bezeichnen. Typische Beispiele hierfür sind van, von, Mc

In diesem Schritt werden die Kontoangaben für das Verrechnungskonto abgefragt. Wenn die IBAN eingegeben wird, sind in der Regel die Angaben „Name der Bank“ und „Land“ optional. Der Kontoinhaber wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden. Bei einem Einzelunternehmen, ist dies der Inhaber, bei einer Organisation der Firmenname. Die Beschreibung des Kontos dient als Anzeigetext in der Kontenübersicht nach Abschluss des Onboarding-Prozesses.

Wenn die Zahlungen auf mehrere Konten verteilt werden sollen, können nach Abschluss der Konfiguration weitere Konten hinzugefügt werden.

Hinweis: Halten Sie bitte einen Kontoauszug oder ein ähnliches Bankdokument für das hier angegebene Konto bereit. Dieses wird für die abschließende Verifizierung benötigt.

Neben den Kontoangaben muss auch der Auslösebetrag festgelegt werden. Dieser liegt jeweils 50,-€ über dem minimalen Restguthaben, welches für mögliche Rückzahlungen vorgehalten wird. Liegt das Guthaben über dem angegebenen Betrag, wird der überschüssige Betrag ausgezahlt.

Als nächstes wählen Sie das Geschäftsfeld. Dazu ist der Industrie-Schlüssel des Unternehmens erforderlich und die Angabe welche Zahlungswege / Verkaufskanäle zur Verfügung gestellt werden sollen. Damit legen Sie fest ob die Bezahlung durch die Patienten Online und/oder Vor-Ort möglich sein soll. Wenn Sie die Option „Vor-Ort-Zahlungen“ wählen, müssen nach dem Onboarding zudem EC-Kartenterminals bestellt und eingerichtet werden. Das Bestellformular erreichen Sie anschließend in den Einstellungen zu arzt-direkt.Pay unter Standort durch Klick auf den Button „Terminals bestellen“.

Nun geben Sie die Daten zu Ihrer Hauptbetriebsstätte bzw. dem Hauptstandort Ihres Unternehmens an. Der Geschäftsname erscheint dabei auf den Belegen, während die Beschreibung nach Abschluss der Konfiguration als Anzeigetext in der Übersicht aller Standorte dient.

Anschließend folgt die Angabe der konkreten Zahlungsmethoden. Hier stehen für alle Länder Mastercard, Visa, American Express und Apple Pay® zur Verfügung. Schweizer Praxen können zudem TWINT nutzen. In Deutschland kann die Girocard als weitere Methode gewählt werden.

Legen Sie zudem fest, welcher Verwendungszweck auf den Belegen angezeigt werden soll. Dazu können Sie eine Standard-Transaktionsbeschreibung definieren und wählen ob diese und/oder eine transaktionsspezifische Beschreibung auf den Belegen für die jeweilige Zahlungsmethode erscheinen soll.

Hinweis: Apple Pay kann erst nach erfolgreichem Abschluss der Konfiguration aktiviert werden. Zudem steht es nur für Online-Zahlungen zur Verfügung. Wenn ein Patient seine Kredikartendaten bei Apple Pay® oder Google Pay® hinterlegt hat, kann er/sie auch bei Vor-Ort-Zahlung mittels Apple Pay® oder Google Pay® bezahlen.

Wurden alle Daten eingegeben, erscheint im nächsten Schritt der Vertrag. Lesen Sie sich alle Angaben sorgfältig durch und Bestätigen Sie Diese durch Klick auf die entsprechende Checkbox. Klicken Sie auf „Registrierung kostenpflichtig abschließen“ um die Vereinbarung abzuschließen.

Klicken Sie nun auf „Daten vervollständigen“. Damit werden Sie zur Website von Adyen® weitergeleitet um abschließende Dokumente für die Verifizierung einzureichen und den Status der Registrierung zu überprüfen.

Das Bild zeigt die Konfiguration für ein Einzelunternehmen. Im Falle einer Organisation sind zusätzliche Angaben erforderlich. In jedem Fall muss das Bankkonto durch ein geeignetes Dokument bestätigt, sowie die Servicevereinbarung und der PCI DSS-Fragebogen unterzeichnet werden.

Wurden alle Angaben erfolgreich überprüft, erscheint in den Einstellungen zu arzt-direkt.Pay ein grünes Symbol mit der Aufschrift „Verifiziert“. Zudem sehen Sie in der Menüleiste den Menüpunkt Zahlungsübersicht.

Kartenterminals

Wenn Sie als Geschäftsfeld „Vor-Ort-Zahlungen“ ausgewählt haben, können Sie nun die Kartenterminals bestellen. Wechseln Sie dazu in den Reiter „Standorte“ der arzt-direkt.Pay Einstellungen. Klicken Sie nun auf „Terminals bestellen“.

Füllen Sie das Bestellformular aus und klicken Sie auf „Absenden“.

Sobald Sie die Kartenterminals erhalten haben, müssen diese konfiguriert und mit tomedo® verknüpft werden. Die Anleitungen für die Konfiguration des jeweiligen Gerätes finden Sie hier.

Zahlungsübersicht

Sobald die ersten Zahlungen erfolgt sind, sehen Sie in dieser Übersicht den Status jeder Zahlung. Wenn zudem die Zahlung mit einer Patientenkartei in tomedo verknüpft ist, sehen Sie die Patientenangaben und und ggf. die Rechnungsnummer der diese Zahlung zugeordnet wurde. Die Übersicht kann auch als csv-Datei exportiert werden. Scrollen Sie dafür auf der Seite nach unten und klicken Sie auf „CSV herunterladen“.

Hinweise:

• Die Tabelle wird nur einmal täglich aktualisiert. Falls eine Zahlung nicht angezeigt wird, müssen Sie bis zum nächsten Tag warten.
• Die Übersicht zeigt sowohl Einnahmen die auf dem Verrechnungskonto landen, als auch Auszahlungen von diesem Konto auf das Konto des Unternehmens. Die Auszahlung erfolgt jeweils am Montag.