Die elektronische Patientenakte (ePA): Informationen für Patient:innen

Arzt zeigt dem Patienten ePA auf dem Tablet

Am 26.03.2024 traten das Digital-Gesetz (DigiG) und das Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG) in Kraft. Mit diesen Gesetzen soll die Digitalisierung des deutschen Gesundheitssystems eingeläutet werden. Ein Kernelement ist dabei die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) für alle ab dem 15.01.2025. Zunächst wird die ePA für alle in den vier Modellregionen Hamburg, Mittel-, Ober- und Unterfranken für alle gesetzlich Versicherten umgesetzt, 4 Wochen später sollen sie auch alle anderen erhalten.

Was ist die elektronische Patientenakte?

Die ePA ist eine persönliche, digitale, lebenslange Akte für Gesundheitsdaten für alle gesetzlich Versicherten. Die Patientenakte kann auch von privaten Krankenkassen angeboten werden, ist für diese allerdings nicht verpflichtend.

In der Akte können Ärzte, medizinische Einrichtungen und Versicherte selbst medizinische Unterlagen ablegen. Auf diese Weise sind alle Daten an einem Ort und jederzeit einsehbar.

Vor- und Nachteile der elektronischen Patientenakte

Vorteile:

  • Integration des elektronischen Medikationsplans (eMP) reduziert Medikationsfehler und Wechselwirkungen. Dadurch verbessert sich die Medikamentensicherheit.
  • Die Patientenunterlagen sind in der ePA sofort abrufbar. Das ermöglicht einen leichteren Austausch medizinischer Dokumente zwischen Praxen, Apotheken, Kliniken und Patient:innen.
  • Gesundheitsdaten liegen bei Krankenhausaufenthalten und/oder medizinischen Notfällen direkt vor.
  • Informationen über die Krankengeschichte werden an einer Stelle gesammelt, was Doppeluntersuchungen verhindert.
  • Ärztliche Zweitmeinungen lassen sich einfacher einholen.
  • Patient:innen können die Arztpraxis leichter wechseln.

Nachteile:

  • Trotz hoher Sicherheitsstandards bleibt das Risiko von Datenlecks und Cyberangriffen.
  • Zugang zur ePA kann durch instabile Internetverbindung, technische Fehler oder Systemausfälle erschwert werden.
  • Ohne geeignetes Endgerät ist die ePA nur sehr eingeschränkt nutzbar.

Welche Inhalte kommen in die elektronische Patientenakte?

In der ePA können verschiedenste Gesundheitsdaten gespeichert werden. Dabei können sowohl behandelnde Ärzte und Therapeuten, Versicherte als auch die Krankenkassen solche Daten in die Akte hochladen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über mögliche Datentypen:

  • durch Ärzte verpflichtend eingepflegt werden
    • der elektronische Medikationsplan
    • Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS)
    • Labor- und Bildbefunde
    • Behandlungsbefunde
    • elektronische Arztbriefe
    • elektronische Entlassbriefe aus Krankenhäusern
  • durch Ärzte auf Wunsch eingepflegt werden
    • Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen
    • eAU-Bescheinigungen
    • Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
    • Vorsorgevollmachten
    • Patientenverfügungen
    • elektronische Abschriften von Behandlungsdokumentationen
    • Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung)
  • durch Versicherte selbst eingepflegt werden
    • eigene medizinische Unterlagen, z. B. ältere Dokumente in Papierform
    • Vitaldaten aus Smartwatches
    • Gesundheits- oder Schmerztagebücher
    • Daten von Gesundheitsapps
  • durch Krankenkassen eingepflegt werden
    • Abrechnungsdaten zu medizinischen Leistungen
  • in der ePA liegen künftig außerdem
    • der eImpfpass
    • das eZahnbonusheft
    • das elektronische Untersuchungsheft für Kinder
    • der eMutterpass

Wie funktioniert die elektronische Patientenakte?

Das Anlegen der ePA erfolgt nach dem Opt-out-System, d. h. die Einwilligung wird vorausgesetzt. Dadurch erhält jeder gesetzlich Versicherte eine Akte, sofern nicht widersprochen wurde. Die gesetzlichen Krankenkassen informieren ihre Versicherten rechtzeitig über die ePA und über deren Widerspruchsmöglichkeiten (mehr darüber finden Sie unten).

Auch Kinder und Jugendliche erhalten eine digitale Krankenakte, die bis zu ihrem 16. Lebensjahr von gesetzlich versicherten Sorgeberechtigten verwaltet wird.

ePA-App

Die Nutzung der elektronischen Patientenakte ist auf den digitalen Weg ausgelegt. Jede gesetzliche Krankenkasse bietet eine ePA-App an, die in den entsprechenden App-Stores heruntergeladen werden kann. Über die App können Sie den Zugriff auf die elektronische Patientenakte für Apotheken, Krankenhäuser oder einzelne Praxen sperren. Die gesperrten Einrichtungen können die Akte nicht einsehen und auch keine Dokumente einstellen.

Es werden folgende Endgeräte benötigt, um die App nutzen zu können:

  • Smartphone oder Tablet ab Android 10 oder iOS 16 oder
  • Desktop-PC oder Laptop mit Windows, macOS oder Linux sowie
  • Kartenlesegerät ab Sicherheitsklasse 2 mit eigener Tastatur

Die jeweilige App muss erst durch ein Identifikations- und Anmeldeverfahren freigeschaltet werden. Je nach Krankenkasse kann der genaue Ablauf dabei variieren. Für die Registrierung und Anmeldung werden i. d. R. die NFC-fähige Gesundheitskarte und eine dazugehörige PIN bzw. eine GesundheitsID gebraucht. Beides muss bei der Krankenkasse beantragt werden und wird nur auf Antrag zugesendet. Im Folgenden sind einige Funktionen der ePA-App aufgeführt:

  • Dokumente hoch- / herunterladen, anzeigen, verbergen und löschen
  • Widersprüche erteilen und widerrufen
  • Zugriffsberechtigung und -dauer von Leistungserbringern festlegen
  • Vertretungen erteilen und entziehen
  • ePA einer anderen Person verwalten (sofern Berechtigung vorliegt)
  • Zugriffe auf ePA anhand der Protokolldaten kontrollieren
  • Nutzung der ePA beenden und alle Daten löschen

Die elektronische Patientenakte kann auch ohne entsprechende App genutzt werden. Allerdings ist die Verwendung nur sehr eingeschränkt und passiv möglich. Daten können ohne ein digitales Endgerät nicht selbst eingesehen, hochgeladen oder verwaltet werden.

Eine Alternative dafür kann sein, eine Person des Vertrauens als bevollmächtigte Vertretung zu benennen. Diese hat die vollen Zugriffsrechte und kann den Datenzugriff in der ePA über die App gewähren und entziehen. Die Akte löschen oder weitere Vertretungen benennen bzw. widerrufen können nur die Eigentümer der ePA selbst. Es können bis zu 5 Vertretungen benannt werden. Dafür müssen sich Patient:in und Vertretungsberechtigter einmal persönlich treffen. Außerdem muss sich die Vertretung über ein Authentifizierungsmittel identifizieren.

Ombudsstellen

Alle gesetzlichen Krankenkassen richten sogenannte Ombudsstellen ein. Diese Geschäftsstellen sind dafür zuständig, Versicherte über die Funktionsweise und Inhalte der ePA aufzuklären, aber auch über ihre Rechte und Ansprüche. Patient:innen können dort auch den Zugriff auf ihre Daten regeln, Widersprüche erklären und einen Abzug der ePA-Protokolldaten erhalten.

Die Ombudsstellen sind besonders wichtig für Versicherte, die kein geeignetes Endgerät haben oder verwenden wollen.

ePA und Telemedizin

Auch während einer Videosprechstunde kann die ePA genutzt werden. Sofern Patient:innen in den letzten 90 Tagen (oder einer individuell festgelegten Zugriffsdauer) ihre Gesundheitskarte in der Praxis gesteckt haben, sind die Daten aus ihrer elektronischen Patientenakte einsehbar. Ist dies nicht der Fall, können Versicherte den behandelnden Ärzten oder Psychotherapeuten während der Videosprechstunde über die ePA-App den Zugriff gewähren.

Patient:innen können außerdem ihre eigenen Daten über die App in ihre ePA hochladen. Dabei ist es völlig ihnen überlassen, welche Daten das sind. Sie tragen dabei die volle Verantwortung und es existiert kein Datenlimit. Auch Papierbefunde können eingescannt und digital in die Akte gestellt werden.

Sind meine Daten in der ePA geschützt?

Die Umsetzung der ePA erfolgt datenschutzkonform. Die Inhalte sind auf sicheren Servern innerhalb der Telematikinfrastruktur gespeichert und in der Patientenakte verschlüsselt abgelegt. Die Kommunikation zwischen den ePA-Komponenten ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nur Versicherte, deren Vertreter und behandelnde Ärzte haben Zugriff auf die elektronische Gesundheitsakte.

Die Zugriffsberechtigungen sind gesetzlich geregelt. Behandelnden Ärzte wird durch Einstecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in der Arztpraxis Zugriff für 90 Tage erteilt. Versicherte können selbst oder durch eine Vertretungsperson über die ePA-App oder alternativ über die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse Zugriffsberechtigungen zeitlich und inhaltlich anpassen.

Daten aus der ePA können für Zwecke öffentlichen Interesses genutzt werden, z. B. für die Forschung, die Verbesserung der Versorgungsqualität und -sicherheit oder die statistische Gesundheitsberichterstattung. Die Daten werden hierfür pseudonymisiert, also ohne direkt personenbezogene Daten wie Name und Adresse, an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit (FDZ) im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) weitergeleitet. Versicherte können dem entweder in der App oder über die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse widersprechen.

Muss ich die elektronische Patientenakte verwenden?

Nein, die Nutzung der ePA ist grundsätzlich freiwillig. Die Krankenkassen sind verpflichtet, für alle gesetzlich Versicherten eine Akte anzulegen, sofern dem nicht widersprochen wurde. Sie müssen auch die Patienten:innen über die Möglichkeit des Widerspruchs informieren und einen einfachen Weg bereitstellen, um Widerspruch einlegen zu können. Patient:innen können jederzeit widersprechen, entweder direkt über die Krankenkasse oder über die jeweilige App.

Was passiert, wenn ich der ePA widerspreche?

Die Krankenkassen sind dazu verpflichtet, die Akten und alle darin enthaltenen Daten zu löschen, wenn der Patient / die Patientin das wünscht.

Hat ein Versicherter die Löschung seiner elektronischen Patientenakte verlangt und wünscht er eine neue elektronische Patientenakte, sind die Daten aus der alten Akte nicht mehr vorhanden. Die Dokumente können von den Vertragsärzten der Krankenkassen zur Verfügung gestellt werden, doch sind die Vertragsärzte nicht dazu verpflichtet. Sie müssen lediglich die neuen Dokumente in die elektronische Patientenakte einstellen.

Welche Widerspruchsmöglichkeiten gibt es?

Jederzeit können Patient:innen ePA ablehnen und die Löschung aller Daten verlangen.

Es kann nicht nur der Anlage der ePA widersprochen werden, sondern auch einzelnen Funktionen dieser. Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Widerspruchsmöglichkeiten.

Widerspruch gegen:

  • ePA für alle → ePA wird nicht angelegt (Widerspruch über Krankenkasse)
  • bestehende ePA → ePA inkl. aller Inhalte wird gelöscht (auch im Forschungsdatenzentrum, FDZ), Nutzung ist danach nicht mehr möglich (Widerspruch über ePA-App oder Krankenkasse)
  • Zugriff auf ePA durch medizinische Einrichtung → jeweilige Einrichtung kann nicht auf ePA zugreifen, Daten aus Behandlung werden nicht gespeichert (Widerspruch über ePA-App oder Ombudsstelle)
  • Speicherung von Dokumenten durch medizinische Einrichtung → Daten und Dokumente aus aktueller Behandlung werden nicht in ePA abgelegt (Widerspruch mündlich während Behandlung)
  • Teilnahme am digital gestützten Medikationsprozess (dgMP) → E-Rezept-Daten werden übermittelt und Patient:innen können sie in Medikationsliste einsehen, medizinische Einrichtungen nicht; bisherige Daten des Medikationsplans (eMP) und der Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) werden gelöscht (Widerspruch über ePA-App oder Ombudsstelle)
  • automatisches Erstellen von E-Rezept-Daten → Daten aus E-Rezept-Fachdienst werden nicht in ePA abgelegt; vorhandene Daten aus E-Rezepten, eMP und AMTS werden gelöscht (Widerspruch über ePA-App oder Ombudsstelle)
  • Zugriff einzelner medizinischer Einrichtungen auf dgMP → Personal jeweiliger Einrichtung kann nicht auf Medikationsliste und -plan in ePA zugreifen (ab ePA-Version 3.1, Widerspruch mündlich während Behandlung)
  • Einpflegen von Abrechnungsdaten durch KV → keine weiteren Abrechnungsdaten in ePA (Widerspruch über ePA-App oder Krankenkasse)
  • Sekundärnutzung → keine weiteren Daten an FDZ, bestehende Daten werden gelöscht (Widerspruch über ePA-App oder Ombudsstelle)

ePA Widerspruchsmöglichkeiten für Patienten

Abbildung: Möglichkeiten des Widerspruchs und zuständige Stellen für die ePA

Wo finde ich weitere Informationen?

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Informationen zum ePA-Widerspruch aller gesetzlichen Krankenkassen (alphabetisch sortiert)

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